Saha temsilcisi gün boyunca sipariş alır ve akşam ofise döndüğünde aynı siparişleri ikinci kez sisteme girer. Bu iş, hiçbir değer üretmeden her gün saatler tüketir.
Üstelik ikinci giriş sırasında hata da yapılır. Yanlış miktar, eksik satır veya karışan müşteri, sonradan çözülmesi gereken sorunlara dönüşür.
Bu yazıda çift veri girişinin neden ortaya çıktığını, hangi yaklaşımla ortadan kaldırılacağını ve dikkat edilmesi gereken noktaları anlattık.
İçindekiler
Çift giriş neden oluşur?
Çift veri girişi genellikle kötü bir tercihten değil, sistemler arasındaki boşluktan doğar. Her sistem kendi alanında iyi çalışır ama aralarında köprü yoktur.
En yaygın senaryo, sahada veya mağazada oluşan kaydın merkez sisteme elle taşınmasıdır. Kayıt zaten dijitaldir; ama iki sistem konuşmadığı için yeniden yazılır.
İkinci yaygın senaryo, kâğıt üzerinden ilerleyen süreçlerdir. Sipariş kâğıda yazılır, sonra sisteme girilir ve kâğıt arşive kalkar.
Üçüncüsü ise tablo dosyalarıdır. Bir ekip kendi takibini ayrı bir dosyada tutar ve aynı bilgi iki yerde birden yaşar.
Her üç durumda da sorun teknoloji eksikliği değil, süreçlerin birbirine bağlanmamış olmasıdır.
Gerçek maliyeti
Çift girişin maliyeti genellikle harcanan zamanla ölçülür; oysa asıl maliyet başka yerlerdedir.
Zaman kaybı en görünür kalemdir ve hesaplanması kolaydır. Kayıt başına birkaç dakika, aylık toplamda ciddi bir rakama ulaşır.
Hata maliyeti ise çok daha büyüktür. Yanlış girilen bir sipariş, yanlış sevkiyata ve iade sürecine yol açar.
Gecikme de sessiz bir maliyettir; akşam girilen sipariş, gün içinde sevkedilme şansını kaybeder.
En büyük kayıp ise motivasyondadır; anlamsız tekrar işi, ekibin sisteme olan güvenini aşındırır.
Nerede olduğunu tespit etmek
Çift girişi ortadan kaldırmanın ilk adımı, nerede yaşandığını tespit etmektir. Bu genellikle sanılandan daha fazla noktada olur.
Ekiplere aynı bilgiyi kaç yere yazdıklarını sormak, hızlı ve şaşırtıcı sonuçlar verir.
Kullanılan tablo dosyalarının envanteri de çıkarılmalıdır. Her dosya, potansiyel bir çift giriş noktasıdır.
Kâğıt formların takibi de aynı şekilde yapılmalıdır; doldurulan her form sonradan bir yere işlenir.
Tespit sonucunda çıkan liste, önceliklendirme için kullanılır; en çok tekrarlanan işten başlanır.
Kayıt sahipliği belirlemek
Her veri türü için tek bir doğuş noktası belirlenmelidir. Bu karar, çift girişi bitiren asıl adımdır.
Kayıt, bilginin ilk ortaya çıktığı yerde oluşturulmalıdır. Saha siparişi sahada, mağaza satışı kasada doğmalıdır.
Diğer sistemler bu kaydı okur veya senkronla alır; yeniden oluşturmaz.
Bu kuralın istisnası olmamalıdır; bir istisna, kısa sürede genel uygulamaya dönüşür.
Sahiplik kurgusunu veri eşleme yazısında ayrıntılandırdık.
Tek yönlü akış kurmak
Sahiplik belirlendikten sonra veri akışı tek yönlü kurulmalıdır. Tek yön, hem basit hem güvenilirdir.
Çift yönlü akış gerekli olmadıkça tercih edilmemelidir; çakışma riski ve bakım yükü getirir.
Akışın otomatik olması da şarttır; elle tetiklenen bir aktarım, yoğun günlerde atlanır.
Aktarımın ne zaman gerçekleşeceği de netleştirilmelidir. Belirsizlik, ekibi yine elle kontrol etmeye iter.
Senkron kurgusunu ERP senkronu yazısında ele aldık.
Süreci sadeleştirmek
Bazı çift girişler entegrasyonla değil, süreç sadeleştirmesiyle ortadan kalkar. Her sorun teknik bir çözüm gerektirmez.
Ara onay formları buna iyi bir örnektir; kayıt zaten sistemde varken ayrı bir form doldurulması gereksizdir.
Ekiplerin kendi tuttukları takip dosyaları da genellikle sistemin bir eksiğini kapatmak için doğar. O eksik giderildiğinde dosya kendiliğinden terk edilir.
Bu nedenle çift giriş tespit edildiğinde önce nedeni sorulmalıdır. Neden anlaşılmadan yapılan çözümler kalıcı olmaz.
Bazen de kaydın hiç tutulmasına gerek olmadığı ortaya çıkar; en iyi çözüm işi tamamen ortadan kaldırmaktır.
Kaynakta doğru kayıt
Çift giriş ortadan kalktığında, ilk kaydın doğruluğu çok daha kritik hale gelir. Artık ikinci bir kontrol noktası yoktur.
Bu nedenle kayıt ekranlarının hata önleyici olması gerekir. Zorunlu alanlar ve doğrulama kuralları bu işlevi görür.
Seçim listeleri, serbest metinden her zaman daha güvenlidir. Yazım hatası ihtimalini baştan ortadan kaldırır.
Barkod okutma da aynı amaca hizmet eder ve elle giriş hatalarını neredeyse sıfırlar.
Belge girişi disiplinini standart evrak girişi yazısında ele aldık.
Geçiş dönemi
Çift girişi bitirme çalışmasında geçiş dönemi, en kritik aşamadır. Bu dönemde ekip eski alışkanlığa dönmeye eğilimlidir.
Bir süre paralel çalışmak güven verir; ancak bu süre kısa tutulmalıdır. Uzayan paralel dönem, çift girişi kalıcı hale getirir.
Eski yöntemin belirli bir tarihte kapatılması gerekir. Açık bırakılan bir seçenek, mutlaka kullanılmaya devam eder.
Ekibe kazancın anlatılması da önemlidir; neden değiştiğini bilen kişi değişime direnmez.
Geçiş sırasında çıkan sorunların hızlı çözülmesi, güvenin korunması açısından belirleyicidir.
Kazancı ölçmek
Çift girişin ortadan kalkması, birkaç somut göstergeyle ölçülebilir ve bu ölçüm projeyi savunmayı kolaylaştırır.
Kayıt başına harcanan süre, en doğrudan göstergedir. Öncesi ve sonrası karşılaştırılabilir.
Hata oranı da izlenmelidir; düzeltme kayıtlarının sayısı belirgin şekilde azalmalıdır.
Siparişin sisteme girme süresi de kısalır; bu, sevkiyat hızına doğrudan yansır.
Bu göstergelerin dönemsel raporlanması, kazancın kalıcı olduğunu da doğrular.
Dikkat edilecek noktalar
Eski yöntemin kapatılmaması, bu tür projelerin en yaygın başarısızlık nedenidir.
Çift yönlü senkron kurmak da çoğu zaman gereksizdir ve yeni sorunlar üretir.
Kaynak ekrandaki kayıt kalitesinin ihmal edilmesi ise hataları sisteme taşır.
Ekibin sürece dahil edilmemesi de direnç üretir; çözümü kullanacak kişiler tasarıma katılmalıdır.
Her çift girişin teknik çözüm gerektirdiğini varsaymak da hatalıdır; bir kısmı süreç sadeleştirmesiyle biter.
Sık sorulanlar
Mevcut sistemimizi değiştirmemiz gerekir mi?
Gerekmez; EQLEM mevcut ERP sisteminizin yanında çalışır ve aradaki köprüyü kurar.
Paralel çalışma ne kadar sürmeli?
Kısa tutulmalıdır; uzayan paralel dönem, çift girişi kalıcı hale getiriyor.
Tüm çift girişler aynı anda bitirilebilir mi?
Önerilmez; en çok tekrarlanan işten başlayıp kademeli ilerlemek daha sağlıklı sonuç verir.
Tablo dosyaları tamamen kalkar mı?
Sistemin karşıladığı ihtiyaçlarda kalkar; kalanlar sistemdeki gerçek bir eksiği gösterir ve ayrıca ele alınmalıdır.
Çift veri girişi, hiçbir değer üretmeyen ama her gün tekrarlanan bir iş. Ortadan kaldırılması, çoğu işletmede en hızlı geri dönen iyileştirmelerden biri.
Önce nerede yaşandığını çıkarın; ekiplere aynı bilgiyi kaç yere yazdıklarını sormak şaşırtıcı sonuçlar veriyor.
Her veri türü için tek bir doğuş noktası belirleyin ve istisna bırakmayın; tek istisna kısa sürede genel uygulamaya dönüşüyor.
Eski yöntemi de bir tarihte kapatın; açık bırakılan seçenek mutlaka kullanılmaya devam ediyor.
Kaynak ekranın kalitesine ayrıca yatırım yapın; ikinci kontrol noktası kalktığında ilk kaydın doğruluğu kritik hale geliyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek süreçlerinizi sadeleştirebilirsiniz.