Bilgi işlem envanteri, diğer demirbaşlardan iki noktada ayrılır. Cihazlar hızlı eskir ve envanterin bir bölümü fiziksel değildir.
Yazılım lisansları, sunucu kapasiteleri ve abonelikler de birer varlıktır. Bunlar görünmedikleri için çoğu zaman hiç takip edilmez ve sessizce maliyet üretir.
Bu yazıda IT envanterinin nasıl kurulacağını, donanım ve lisans takibini, yenileme planlamasını ve güvenlik boyutunu anlattık.
İçindekiler
IT envanterinin kapsamı
Kapsamın baştan belirlenmesi, envanterin sürdürülebilir kalmasını sağlar. Her kabloyu kaydetmeye çalışmak sistemi kullanılamaz hale getirir.
Öncelikli grup, kişiye zimmetlenen cihazlardır: dizüstü ve masaüstü bilgisayarlar, telefonlar, tabletler.
İkinci grup ortak kullanılan donanımlardır: yazıcılar, ağ cihazları, sunucular ve depolama üniteleri.
Üçüncü grup fiziksel olmayan varlıklardır: yazılım lisansları, bulut abonelikleri ve alan adı kayıtları.
Düşük değerli sarf malzemeleri ise envanter dışında tutulabilir; bunlar stok olarak izlenmelidir.
Donanım kaydı
Donanım kartında marka ve model tek başına yeterli değildir. Teknik özellikler de kaydedilmelidir.
İşlemci, bellek ve depolama bilgisi, yenileme kararlarında doğrudan kullanılır. Bu veri olmadan hangi cihazın yetersiz kaldığı bilinemez.
Seri numarası, garanti talepleri için zorunludur ve mutlaka kaydedilmelidir.
Alım tarihi ve tutarı, amortisman ve toplam sahip olma maliyeti hesabının temelidir.
Etiketleme de burada devreye girer; varlık etiketleme yazısında yöntemi anlattık.
Lisans ve abonelik takibi
Yazılım lisansları, IT maliyetlerinin sessizce büyüyen kalemidir. Kullanılmayan lisanslar her ay ödenmeye devam eder.
Her lisans için kaç adet alındığı ve kaç adetinin kullanıldığı ayrı izlenmelidir. Aradaki fark, doğrudan tasarruf potansiyelidir.
Yenileme tarihleri de takip edilmelidir. Otomatik yenilenen abonelikler, fark edilmeden yıllarca ödenir.
Lisansların kime atandığı kaydedilmelidir. Çalışan ayrıldığında lisansın geri alınması ancak böyle mümkün olur.
Lisans türü de önemlidir; kullanıcı bazlı ve cihaz bazlı lisanslar farklı yönetim gerektirir.
Zimmet ve kullanıcı bağlantısı
IT varlıklarının büyük kısmı kişiye zimmetlenir ve bu bağ envanterin en kritik parçasıdır.
Bir kullanıcı kartından, o kişiye ait tüm cihaz ve lisansların görülebilmesi gerekir. Bu görünüm, çıkış sürecinin temelidir.
Aksesuarlar da zimmete dahil edilmelidir. Ekran, klavye ve çanta gibi kalemler sıklıkla unutulur.
Geçici kullanımlar ayrı işaretlenmelidir; bir haftalığına verilen cihaz kalıcı zimmet gibi görünmemelidir.
Zimmet akışını demirbaş zimmet takibi yazısında ayrıntılandırdık.
Garanti ve destek süreleri
Garanti bitiş tarihi, arıza anında ilk bakılması gereken bilgidir. Garantideki cihaz için ödeme yapmak yaygın bir israftır.
Uzatılmış garanti ve destek sözleşmeleri de ayrıca izlenmelidir. Bunların yenileme kararı, süre dolmadan verilmelidir.
Kritik sunucu ve ağ ekipmanlarında destek sözleşmesi genellikle zorunludur. Bu cihazların desteksiz kalması ciddi risk üretir.
Yaklaşan bitiş tarihleri için uyarı kurulmalıdır. Elle takip edilen tarihler kaçınılmaz olarak kaçırılır.
Arıza akışını arıza takibi yazısında ele aldık.
Yenileme planlaması
IT donanımı hızlı eskir ve yenileme kaçınılmazdır. Plansız yenileme ise bütçeyi dalgalandırır.
Yaş dağılımı raporu, yenileme ihtiyacını yıllar öncesinden gösterir. Aynı dönemde alınan cihazlar aynı dönemde yenilenecektir.
Bu yığılmanın dağıtılması, bütçe planlamasını rahatlatır. Kademeli yenileme, tek seferlik büyük harcamalardan daha yönetilebilirdir.
Arıza sıklığı da yenileme kararını besler. Sık arızalanan bir cihaz, ömrü dolmadan da değiştirilebilir.
Eski cihazların ikinci kullanım planı da yapılmalıdır; daha hafif işler için kullanılabilirler.
Güvenlik boyutu
IT envanteri, güvenlik yönetiminin de temelidir. Bilinmeyen bir cihaz, korunamayan bir cihazdır.
Envanterde olmayan cihazlar güncellenmez ve güvenlik yamalarını almaz. Bu, en yaygın açık kaynaklarından biridir.
Desteği biten işletim sistemleri de izlenmelidir. Güncelleme almayan bir sistem, ağdaki en zayıf halka olur.
Elden çıkarılan cihazlarda veri silme işlemi kayıt altına alınmalıdır. Bu, hem güvenlik hem uyum gereğidir.
Kişisel veri barındıran cihazlarda bu adım daha da kritiktir; KVKK uyumlu veri yönetimi yazısına bakın.
İşe giriş ve çıkış süreçleri
IT envanterinin en yoğun kullanıldığı anlar, işe giriş ve çıkış süreçleridir.
Giriş sürecinde hangi cihaz ve lisansların verileceği, role göre önceden tanımlanabilir. Bu, hazırlık süresini kısaltır.
Çıkış sürecinde ise kişiye ait tüm varlıkların listesi alınmalı ve teker teker toparlanmalıdır.
Lisanslar ve hesap erişimleri de aynı anda kapatılmalıdır. Açık kalan erişimler ciddi güvenlik riski oluşturur.
Bu süreçlerin kontrol listesi haline getirilmesi, atlamayı önleyen en pratik yöntemdir.
Dikkat edilecek noktalar
Envanterin güncel tutulması, kurulumdan çok daha zor kısımdır. Bunun için kayıt anları belirlenmelidir.
Yeni cihaz girişinde kayıt zorunlu hale getirilmelidir. Kullanıma verilmeden önce envantere girmelidir.
Satın alma süreciyle envanter kaydının bağlanması, bu disiplini kendiliğinden sağlar.
Dönemsel doğrulama da gerekir; kayıt ile gerçek arasındaki fark bakılmadığında büyür.
Kayıtlar envanter modülünde tutulur; sayım yöntemini varlık sayımı yazısında anlattık.
Sık sorulanlar
Cihaz bilgileri otomatik toplanabilir mi?
Otomatik envanter toplama aracı kapsam dışıdır; kayıtlar giriş sürecinde elle veya toplu aktarımla oluşturulur.
Lisans maliyetleri raporlanabilir mi?
Departman ve kullanıcı bazında maliyet dağılımı raporlanabilir; kurgusunu birlikte belirliyoruz.
Yenileme uyarıları nasıl kurulur?
Garanti ve abonelik tarihlerine göre uyarı tanımlanabilir; bildirim kanallarını ihtiyacınıza göre ayarlıyoruz.
Birden fazla lokasyon yönetilebilir mi?
Yönetilebilir; şube ve depo yapısı yazısına bakabilirsiniz.
IT envanteri, hem maliyet hem güvenlik açısından getirisi en hızlı görülen envanter alanlarından biri. Özellikle lisans tarafında tasarruf potansiyeli çoğu zaman şaşırtıcı çıkıyor.
İlk adım olarak kullanılan ve alınan lisans sayısını karşılaştırın; aradaki fark genellikle projenin kendini finanse etmesini sağlıyor.
Satın alma sürecine envanter kaydı adımını ekleyin; sonradan yapılan kayıtlar hiçbir zaman tamamlanmıyor.
Çıkış sürecini de kontrol listesine bağlayın; toparlanmayan cihaz ve kapatılmayan erişim, en sık yaşanan iki sorun.
EQLEM ekibiyle görüşerek IT envanteri kurgunuzu planlayabilirsiniz.