Siz bir tedarikçiye borcunuzun 180.000 TL olduğunu düşünüyorsunuz. Tedarikçi 195.000 TL diyor. Aradaki 15.000 TL nereden geliyor?
Bu fark bugün küçük görünebilir. Ancak aylarca fark edilmezse büyür, karmaşıklaşır ve çözülmesi günler süren bir soruna dönüşür.
Mutabakat, bu farkı büyümeden yakalayan bir rutindir. Bu yazıda mutabakatın nasıl yapılacağını, fark nedenlerini ve rutini kurma yöntemini anlattık.
İçindekiler
Mutabakat nedir, neden gerekli?
Mutabakat, iki tarafın aynı ticari ilişki için tuttuğu kayıtların karşılaştırılmasıdır. Amaç, bakiyelerin uyuştuğunu doğrulamak ya da farkın nedenini bulmaktır.
Her ticari ilişki iki defterde birden kaydedilir. Sizin alacağınız, karşı tarafın borcudur. İki kayıt aynı gerçeği anlatmalıdır.
Pratikte ayrışmalar kaçınılmazdır. Kayıt zamanlaması, iade işlemleri ve unutulan belgeler farkı doğurur.
Mutabakatın değeri, bu farkları erken yakalamasıdır. Bir aylık fark bulunabilir; bir yıllık fark çoğu zaman bulunamaz ve zararla kapatılır.
Ayrıca mutabakat, ihtilaf durumunda elinizdeki en güçlü belgedir. Karşı tarafın imzaladığı bir bakiye teyidi, sonraki tartışmaları kısaltır.
Kimlerle ve ne sıklıkta?
Tüm cari hesaplarla mutabakat yapmak pratik değildir. Öncelik, hacim ve risk üzerinden belirlenmelidir.
Yüksek hacimli çalıştığınız müşteri ve tedarikçilerle aylık mutabakat yerinde olur. Bu grup genellikle az sayıdadır ama bakiyenin büyük kısmını oluşturur.
Orta hacimli hesaplarla üç aylık, düşük hacimlilerle yıllık mutabakat yeterlidir.
Bunun dışında bazı durumlar mutabakatı zorunlu kılar: uzun süredir hareket görmeyen bir hesap, tahsilat sorunu yaşanan bir müşteri veya ilişkinin sona erdiği bir tedarikçi.
Dönem sonu ve yıl sonu kapanışları da standart mutabakat zamanlarıdır; mali müşavirinizin talebi genellikle bu dönemlerde gelir.
Mutabakat nasıl yapılır?
Süreç, belirli bir tarih itibarıyla bakiyenizin karşı tarafa bildirilmesiyle başlar. Bu bildirim genellikle bir mutabakat mektubuyla yapılır.
Mektupta tarih, bakiye tutarı ve bakiyenin yönü (borç veya alacak) net olmalıdır. Belirsiz bir ifade, karşı tarafta yanlış yorumlanır.
Karşı taraf ya bakiyeyi teyit eder ya da kendi rakamını bildirir. Teyit geldiğinde iş biter; fark bildirildiğinde araştırma başlar.
Araştırma için ekstre karşılaştırması yapılır. İki tarafın hareket listesi yan yana konur ve eksik veya fazla kayıtlar aranır.
Ekstrenin belge numarası ve tarih içermesi bu karşılaştırmayı çok hızlandırır; yalnızca tutar içeren bir liste karşılaştırmayı zorlaştırır.
Farkların altı nedeni
1. Dönem farkı. Ay sonunda kesilen bir fatura, karşı tarafın ertesi ay kaydına girmiştir. İki taraf da doğru davranmıştır ama bakiyeler ayrışır.
2. Yoldaki ödeme. Gönderilmiş ama henüz hesaba geçmemiş transfer. Bir tarafta çıkış görünür, diğerinde giriş görünmez.
3. İşlenmemiş belge. Gelen bir fatura kaydedilmemiştir. En yaygın ve en kolay önlenebilir nedendir; gelen kutusu yönetimi yazısına bakın.
4. İade ve iskonto. Bir taraf net, diğeri brüt tutarı kaydetmiştir. İade faturasının bir tarafta işlenmemesi de sık görülür.
5. Kur farkı. Dövizli işlemlerde farklı kur kullanılması, tutar sapması üretir.
6. Yanlış cari. Ödeme veya fatura başka bir hesaba yazılmıştır. Grup şirketleriyle çalışırken bu hata sıklaşır.
Farkı çözme yöntemi
Fark araştırmasında sıralı bir yöntem izlemek, rastgele aramaktan çok daha hızlı sonuç verir.
İlk adım fark tutarının kendisine bakmaktır. Fark tam olarak bir fatura tutarına eşitse, o fatura bir tarafta işlenmemiştir.
İkinci adım dönem sınırındaki hareketleri incelemektir. Ay sonunun son üç günü ve ayın ilk üç günü, dönem farklarının yoğunlaştığı aralıktır.
Üçüncü adım iade ve düzeltme belgelerini kontrol etmektir. Bu belgeler sık atlanır ve tek taraflı kalır.
Fark bulunduğunda düzeltme yapılır ve mutabakat tekrarlanır. Bulunamayan küçük farklar için ise bir tolerans politikası belirlemek gerekir; sonsuza kadar aramak verimli değildir.
Farkı baştan önlemek
En iyi mutabakat, farkın çıkmadığı mutabakattır. Farkların büyük kısmı üç alışkanlıkla önlenebilir.
Birincisi, gelen belgeleri günlük işlemektir. Biriken kutu, mutabakat farkının en büyük kaynağıdır.
İkincisi, ödemeleri fatura bazında kapatmaktır. Yalnızca bakiye düşürmek, hangi faturanın ödendiğini belirsiz bırakır ve karşılaştırmayı zorlaştırır.
Üçüncüsü, açıklama disiplinidir. Hem gönderdiğiniz hem aldığınız ödemelerde referans bilgisi bulunması, eşleştirmeyi kesinleştirir; banka transferi yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Cari kartların doğru ve mükerrersiz olması da temel bir şarttır; aynı firmanın iki kartı varsa bakiye zaten bölünmüştür. Cari hesap kartı açma yazısına bakın.
Rutini kurmak
Mutabakat, kriz anında yapılan bir iş olmaktan çıkıp takvimli bir rutine dönüştüğünde değer üretir.
Pratik bir düzen şöyle kurulabilir: ayın ilk haftasında ilk yirmi cariyle mutabakat, üçüncü haftasında bir önceki dönemden kalan farkların takibi.
Mutabakat sonuçlarının kaydedilmesi de gerekir. Hangi cariyle ne zaman mutabakat yapıldığı ve sonucun ne olduğu izlenebilir olmalıdır.
Yanıt vermeyen cariler ayrıca takip edilmelidir. Mutabakata cevap vermeyen bir müşteri, çoğu zaman bir tahsilat riski sinyalidir.
Cari hareketleri ve ekstreler finans modülünde tutulur; listeler standart liste deneyimi ile filtrelenir.
Sık sorulanlar
Mutabakat yasal olarak zorunlu mu?
Belirli durumlarda beklenen bir uygulamadır; kendi yükümlülüğünüz için mali müşavirinize danışın. Ticari açıdan ise her ölçekte faydalıdır.
Karşı taraf cevap vermezse ne olur?
Bildirim yapıldığının kaydı tutulmalıdır. Cevapsızlık, ihtilaf durumunda kendi kayıtlarınızı destekleyen bir unsur olur.
Küçük farklar için ne yapılmalı?
Bir tolerans belirleyip altındaki farkları düzeltme kaydıyla kapatmak yaygın uygulamadır; yöntemi mali müşavirinizle netleştirin.
Hem müşteri hem tedarikçi olan firmalarda nasıl yapılır?
İki bakiye ayrı izlenmeli, mahsup işlemi ayrıca kayda alınmalıdır; virman yazısına bakabilirsiniz.
Mutabakat, ihmal edildiğinde sessizce birikip bir gün büyük bir sorun olarak çıkan işlerden. Düzenli yapıldığında ise on beş dakikalık bir kontrolden ibaret kalıyor.
Başlamak için en yüksek bakiyeli on cariyi seçin ve bu ay mutabakat yapın. Çıkan farkların nedenlerini not edin; büyük ihtimalle aynı üç neden tekrar edecektir.
O üç neden düzeltildiğinde sonraki dönemlerde fark sayısı belirgin şekilde azalır. Mutabakatın asıl faydası da budur: farkı bulmak değil, tekrarını önlemek.
EQLEM ekibiyle görüşerek mutabakat rutininizi ve cari takip düzeninizi kurgulayabilirsiniz.