Birden fazla şirketi olan işletmelerde her ay aynı iş tekrarlanır: şirketlerin raporları ayrı ayrı alınır, bir tabloya taşınır ve elle toplanır. Bu işlem günler sürer ve her seferinde hata riski taşır.
Sorun, her şirketin ayrı defter tutmasından kaynaklanmaz; bu zaten yasal bir zorunluluktur. Sorun, yönetimin bütünü görebileceği bir katmanın olmamasıdır.
Bu yazıda çok şirketli yapının nasıl kurulacağını, ortak tanımları, şirketler arası işlemleri ve konsolide raporlamayı anlattık.
İçindekiler
Şirket ayrımı neden gerekli?
Ayrı tüzel kişiliklerin kayıtları birbirine karışmamalıdır; bu hem yasal bir zorunluluk hem yönetimsel bir gerekliliktir.
Her şirketin kendi belge serisi, vergi kaydı ve mali tabloları vardır. Bunların ayrı tutulması sistemin en temel şartıdır.
Ayrım aynı zamanda performans değerlendirmesi sağlar; hangi şirketin ne ürettiği net olarak görülür.
Ancak bu ayrım, her şirket için ayrı bir sistem kurmak anlamına gelmemelidir. Ayrı sistemler, ortak tanımların tekrarlanmasına ve tutarsızlığa yol açar.
Doğru yaklaşım, tek platformda şirket bazlı ayrım kurmaktır; çoklu şirket yapısı bunu sağlar.
Ortak tanımlar
Çok şirketli yapının en büyük kazancı, tanımların bir kez yapılıp tüm şirketlerde kullanılabilmesidir.
Ürün kartları genellikle ortak tanımlanabilir; aynı ürün farklı şirketlerde satılsa da aynı üründür.
Cari kartlar da ortak kullanılabilir; aynı müşteriyle birden fazla şirket üzerinden çalışılabilir.
Birim, marka ve kategori gibi temel tanımlar da tekrarlanmamalıdır. Bu tekrar, kaçınılmaz olarak tutarsızlık üretir.
Ortak tanım, aynı zamanda konsolide raporlamayı mümkün kılan şeydir; farklı kodlar toplanamaz.
Ayrı kalması gerekenler
Bazı veriler ise kesinlikle şirket bazında ayrışmalıdır ve bu ayrımın karışması ciddi sorun üretir.
Belge numaraları ve fatura serileri şirkete özeldir; mali mevzuat bunu gerektirir.
Stok bakiyeleri de ayrı tutulmalıdır. Bir şirketin deposundaki mal, diğerinin stoğu değildir.
Cari bakiyeler de şirket bazındadır; aynı müşterinin iki şirkete olan borcu ayrı izlenir.
Kasa ve banka hesapları da ayrı tanımlanır ve karıştırılmamalıdır.
Şirketler arası işlemler
Grup içindeki şirketler birbirleriyle ticaret yapabilir ve bu işlemler gerçek alım satım olarak kaydedilmelidir.
Bir şirketin diğerine mal göndermesi, depo transferi değil satıştır. Fatura kesilmesi ve karşı tarafta alış kaydedilmesi gerekir.
Bu işlemlerin ayrı işaretlenmesi, konsolidasyon aşamasında kolaylık sağlar. Grup içi işlemler raporlarda ayrıştırılabilmelidir.
Transfer fiyatlandırması da dikkat gerektiren bir konudur ve mali mevzuata tabidir.
Bu konudaki uygulamayı mali müşavirinizle birlikte netleştirmeniz önerilir.
Konsolide raporlama
Konsolide görünüm, tüm şirketlerin verilerinin tek bir tabloda toplanmasıdır ve yönetimin ihtiyaç duyduğu asıl bakış açısıdır.
Bu görünümün otomatik üretilebilmesi, ortak tanımların kullanılmasına bağlıdır. Farklı ürün kodları toplanamaz.
Toplam ciro, toplam stok değeri ve toplam alacak en sık bakılan konsolide göstergelerdir.
Şirket bazlı kırılımın da aynı ekranda görülmesi gerekir; toplam tek başına yeterli bilgi vermez.
Bu raporların günlük erişilebilir olması, ay sonunu beklemeden karar almayı sağlar.
Eleme kayıtları
Konsolide raporlamada grup içi işlemlerin çift sayılması, en yaygın hatadır.
Bir şirketin satışı, diğerinin alışıysa bu tutar grup cirosuna eklenmemelidir. Aksi halde ciro olduğundan yüksek görünür.
Aynı durum alacak ve borç kalemleri için de geçerlidir; grup içi bakiyeler netleştirilmelidir.
Bu eleme işlemi, grup içi işlemler ayrı işaretlendiğinde kolayca yapılabilir.
Mali konsolidasyon kuralları ise ayrı bir uzmanlık alanıdır; mali müşavirinizle çalışmanız gerekir.
Yetki ayrımı
Çok şirketli yapıda yetkilendirme, tek şirketli yapıya göre daha dikkatli kurgulanmalıdır.
Çoğu kullanıcı yalnızca bir şirketin verisini görmelidir; bu, hem güvenlik hem sadelik sağlar.
Grup yöneticileri ise tüm şirketleri kapsayan bir yetkiye sahip olur ve konsolide raporlara erişir.
Muhasebe ekibi birden fazla şirkette çalışabilir; bu durumda kapsam buna göre tanımlanır.
Kurguyu çoklu şirket yapısı yazısında ele aldık.
Şirketler arası geçiş
Birden fazla şirkette çalışan kullanıcılar için geçişin kolay olması, günlük verimliliği doğrudan etkiler.
Her şirket için ayrı hesapla giriş yapmak, hem zaman kaybettirir hem hata üretir.
Tek hesapla giriş yapıp şirket değiştirmek çok daha pratik bir düzendir.
Aktif şirketin ekranda açıkça görünmesi de kritik önemdedir; yanlış şirkette işlem yapmak ciddi düzeltme gerektirir.
Belge kaydı sırasında şirket teyidi istenmesi, bu hatayı büyük ölçüde önler.
Kurulum yaklaşımı
Çok şirketli kurulumda tüm şirketleri aynı anda devreye almak, projeyi gereksiz zorlaştırır.
En büyük veya en karmaşık şirketle başlamak, yapının doğru kurulmasını sağlar. Diğerleri bu yapıyı örnek alır.
Ortak tanımlar ilk şirkette oluşturulur ve sonrakiler bu tanımları kullanır. Bu, ciddi zaman kazandırır.
Konsolide raporlar ise en az iki şirket devreye girdikten sonra anlam kazanır ve o aşamada kurgulanır.
Yapı kurulumunu şirket şube depo yapısı yazısında anlattık.
Dikkat edilecek noktalar
Ortak tanımların şirket bazında çoğaltılması, konsolidasyonu baştan imkânsız kılar.
Grup içi işlemlerin işaretlenmemesi de ciroyu olduğundan yüksek gösterir.
Yanlış şirkette işlem yapmak, çok şirketli yapılarda en sık yaşanan operasyonel hatadır.
Yetki kapsamlarının geniş bırakılması ise gereksiz veri erişimi üretir.
Şirketler arası mal hareketlerinin transfer gibi kaydedilmesi de ciddi mali sorun doğurur.
Sık sorulanlar
Kaç şirket yönetilebilir?
Lisans kapsamınıza göre belirlenir; ihtiyacınızı kurulum aşamasında birlikte planlıyoruz.
Ürün kartları ortak olmak zorunda mı?
Zorunlu değildir; ancak konsolide raporlama için ortak kod yapısı güçlü şekilde önerilir.
Farklı para birimleri yönetilebilir mi?
Şirket bazında farklı para birimi kullanılabilir; konsolidasyonda çevrim kuralları belirlenmelidir.
Mevcut muhasebe sistemleriyle nasıl çalışır?
Her şirket kendi sistemiyle senkron edilebilir; ERP senkronu yazısına bakın.
Çok şirketli yapı, doğru kurulduğunda hem yasal ayrımı korur hem yönetime bütünlüklü bir bakış sunar. Ay sonlarında yapılan elle konsolidasyon işi de böylece ortadan kalkar.
Ortak tanımları mutlaka tek yerde tutun; şirket bazında çoğaltılan kodlar, konsolidasyonu baştan imkânsız kılıyor.
Grup içi işlemleri de ayrı işaretleyin; işaretlenmeyen bu işlemler grup cirosunu olduğundan yüksek gösteriyor.
Aktif şirketin ekranda net görünmesini sağlayın; yanlış şirkette yapılan işlem, çok şirketli yapıların en yaygın hatası.
Kuruluma da en karmaşık şirketle başlayın; diğerleri bu yapıyı örnek alarak çok daha hızlı devreye giriyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek çok şirketli yapınızı planlayabilirsiniz.