Her sistemin doğrudan bağlanabileceği bir arayüzü olmaz. Eski bir program, bir tedarikçinin fiyat listesi veya bir kurumun raporu çoğu zaman yalnızca dosya olarak elde edilir.
Bu durumlarda dosya bazlı aktarım, küçümsenmemesi gereken pratik bir çözümdür. Doğru kurgulandığında düzenli ve güvenilir çalışır.
Bu yazıda şablon hazırlamayı, alan eşlemeyi, doğrulama adımlarını ve hatalı satır yönetimini anlattık.
İçindekiler
Ne zaman dosya aktarımı?
Dosya aktarımı, doğrudan bağlantı kurulamayan durumlarda devreye giren pratik bir yöntemdir. Her senaryoda uygun değildir; ancak bazı durumlarda tek seçenektir.
Tek seferlik veri taşımalarda en uygun yöntemdir. Sistem kurulumunda mevcut kartların aktarılması buna tipik bir örnektir.
Dış taraflardan gelen düzenli listelerde de kullanılır. Tedarikçi fiyat listeleri genellikle dosya olarak paylaşılır.
Buna karşılık anlık veri gerektiren akışlar için uygun değildir. Stok bakiyesi gibi hızlı değişen veriler doğrudan bağlantı ister.
Doğru soru, dosyanın yeterli olup olmadığıdır; yeterliyse basit çözüm her zaman tercih edilmelidir.
Şablon hazırlama
Dosya aktarımının başarısı, iyi tanımlanmış bir şablona bağlıdır. Serbest formatta gelen dosyalar her seferinde elle düzeltme gerektirir.
Şablonda her sütunun ne anlama geldiği açıkça belirtilmelidir. Başlık satırının sabit kalması da şarttır.
Zorunlu ve isteğe bağlı alanlar ayrılmalıdır. Zorunlu alanı boş olan satır, aktarılmadan reddedilmelidir.
Örnek bir satırın şablonda bulunması, doldurma hatalarını belirgin şekilde azaltır.
Şablonun karşı tarafla paylaşılması ve değişmemesi, düzenli aktarımın ön şartıdır.
Format tuzakları
Dosya aktarımındaki hataların büyük kısmı, veri değil format kaynaklıdır. Bu tuzaklar önceden bilinirse kolayca önlenir.
Sayı biçimi en yaygın sorundur; ondalık ayracının nokta mı virgül mü olduğu tutarlı olmalıdır.
Tarih biçimi de sık hata üretir. Gün ve ay sırasının karışması, fark edilmesi zor sorunlara yol açar.
Başında sıfır olan kodlar, tablo programlarında sayıya dönüşerek bozulur. Bu alanların metin olarak tanımlanması gerekir.
Karakter kodlaması da kontrol edilmelidir; Türkçe karakterlerin bozulması yaygın bir sorundur.
Alan eşleme
Dosyadaki sütunların sistemdeki alanlara karşılığı tanımlanmalıdır. Bu eşleme bir kez yapılıp kaydedilebilir.
Kaydedilen eşleme, sonraki aktarımlarda tekrar kullanılır ve süreç hızlanır. Her seferinde yeniden eşleme yapmak sürdürülebilir değildir.
Sabit değer atamaları da tanımlanabilir; dosyada olmayan bir alan, sabit bir değerle doldurulabilir.
Dönüşüm kuralları da gerekebilir; karşı tarafın kodları kendi kodlarınıza çevrilmelidir.
Kod dönüşümünü çoklu kod yönetimi yazısında ele aldık.
Doğrulama adımları
Aktarım öncesi doğrulama, sonradan yapılacak düzeltmelerden çok daha ucuza mal olur. Bu adım hiçbir zaman atlanmamalıdır.
İlk kontrol, zorunlu alanların dolu olmasıdır. Eksik satırlar aktarım öncesi listelenmelidir.
İkinci kontrol, referans alanlarının karşılığının bulunmasıdır. Sistemde olmayan bir ürün koduna satır yazılamaz.
Üçüncü kontrol, sayısal alanların makul aralıkta olmasıdır. Aşırı büyük tutarlar genellikle format hatasıdır.
Önizleme ekranı, aktarım öncesi son kontrolü sağlar ve sürpriz sonuçları önler.
Hatalı satır yönetimi
Bir dosyadaki tüm satırların hatasız olması nadirdir. Önemli olan hatalı satırların nasıl ele alındığıdır.
Tek bir hatalı satır yüzünden tüm aktarımın iptal edilmesi, büyük dosyalarda sürdürülemez bir yaklaşımdır.
Doğru yöntem, geçerli satırları aktarıp hatalıları ayrı bir listede toplamaktır. Bu liste düzeltilip yeniden aktarılabilir.
Hata mesajının satır numarasıyla birlikte verilmesi, düzeltmeyi kolaylaştırır. Genel bir hata mesajı işe yaramaz.
Hatalı satırların indirilebilir bir dosya olarak sunulması, düzeltme sürecini belirgin şekilde hızlandırır.
Mükerrer aktarım riski
Aynı dosyanın iki kez aktarılması, dosya bazlı entegrasyonun en büyük riskidir. Sonuç, çift kayıt ve bozuk bakiyelerdir.
Bu riski önlemenin ilk yolu, aktarılan dosyaların kaydedilmesidir. Aynı dosya tekrar yüklendiğinde uyarı verilmelidir.
İkinci yol, satır bazında tekil bir anahtar kullanmaktır. Aynı anahtara sahip kayıt tekrar eklenmez, güncellenir.
Aktarım partisinin işaretlenmesi de faydalıdır; hatalı bir aktarım toplu olarak geri alınabilir.
Bu önlemler kurulmadığında, düzeltme işi aktarımın kendisinden çok daha uzun sürer.
Düzenli aktarım kurgusu
Tek seferlik aktarımlar elle yapılabilir; ancak düzenli tekrarlayan akışlar için bir kurgu gerekir.
Dosyaların belirli bir konuma bırakılması ve oradan otomatik alınması yaygın bir yöntemdir.
Dosya adlandırma kuralı da belirlenmelidir; tarih içeren adlar takibi kolaylaştırır.
İşlenen dosyaların arşive taşınması, tekrar işlenmelerini önler ve geçmiş kaydı oluşturur.
Beklenen dosyanın gelmemesi de bir uyarı üretmelidir; sessizce eksik kalan aktarım geç fark edilir.
Dışarı aktarım
Dosya entegrasyonu tek yönlü değildir; verinin dışarı çıkarılması da sık ihtiyaç duyulan bir işlemdir.
Mali müşavire gönderilen dönemsel dökümler buna tipik bir örnektir. Karşı tarafın beklediği format kullanılmalıdır.
Dışa aktarım şablonlarının kaydedilmesi, her seferinde yeniden düzenleme yapılmasını önler.
Kişisel veri içeren aktarımlarda gizlilik gözetilmelidir; yalnızca gerekli alanlar çıkarılmalıdır.
Yükümlülükleri veri yönetimi yazısında ele aldık.
Dikkat edilecek noktalar
Şablonun karşı tarafça değiştirilmesi, düzenli aktarımı bozan en yaygın nedendir. Bu nedenle şablon sabitlenmelidir.
Doğrulama adımının atlanması, kirli verinin sisteme girmesine yol açar ve temizliği çok daha zor olur.
Mükerrer aktarım kontrolünün kurulmaması da ciddi veri sorunları üretir.
Dosya bazlı çözümün kalıcı hale gelmesi ise ayrı bir risktir; mümkün olduğunda doğrudan bağlantıya geçilmelidir.
Doğrudan senkron seçeneklerini ERP senkronu yazısında ele aldık.
Sık sorulanlar
Hangi dosya formatları kullanılabilir?
Yaygın tablo formatları kullanılabilir; kullanacağınız formatı kurulum aşamasında birlikte belirliyoruz.
Kaç satır tek seferde aktarılabilir?
Büyük dosyalar parçalara bölünerek aktarılır; bu, hata durumunda kontrolü de kolaylaştırır.
Hatalı aktarım geri alınabilir mi?
Aktarım partisi işaretlenmişse toplu geri alma mümkün olur; bu nedenle parti işareti önemlidir.
Aktarım otomatikleştirilebilir mi?
Belirli bir konuma bırakılan dosyaların düzenli alınması kurgulanabilir; kapsamı birlikte planlıyoruz.
Dosya bazlı aktarım, doğrudan bağlantı kurulamayan durumlarda küçümsenmemesi gereken bir çözüm. Basit olması, güvenilir olmadığı anlamına gelmiyor.
Şablonu sabitleyin ve karşı tarafla paylaşın; değişen sütun düzeni, düzenli aktarımı bozan en yaygın neden.
Doğrulama adımını da hiçbir zaman atlamayın; kirli verinin sisteme girmesi, sonradan temizlenmesinden çok daha kolay oluyor.
Mükerrer aktarım kontrolünü mutlaka kurun; aynı dosyanın iki kez yüklenmesi bu yöntemin en büyük riski.
Uzun vadede ise doğrudan bağlantıyı hedefleyin; dosya çözümü geçici olduğunda en verimli haliyle çalışıyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek veri aktarım planınızı çıkarabilirsiniz.