Sipariş verilirken kendi ürün kodunuz kullanılır. Tedarikçi ise kendi kodunu kullanır ve gelen faturada o kod yazar.
İki kod arasındaki eşleşme kimsenin kaydında yoksa, her sipariş ve her fatura kontrolü elle karşılaştırma gerektirir. Bu, hem yavaş hem hataya açık bir düzendir.
Bu yazıda tedarikçi kartlarının nasıl kurulacağını, çoklu kod eşlemesini, sipariş ve fatura tarafındaki faydasını anlattık.
İçindekiler
Kod farklılığının maliyeti
Kod uyuşmazlığı küçük bir ayrıntı gibi görünür; ancak günlük operasyonda sürekli sürtünme üretir.
İlk maliyet, sipariş hazırlarken yaşanan zaman kaybıdır. Her kalem için karşılık aranır.
İkincisi, yanlış ürün siparişidir. Benzer kodlar karıştırıldığında istenmeyen malzeme gelir.
Üçüncüsü, fatura kontrolündeki zorluktur. Farklı kodlarla gelen satırlar tek tek eşleştirilir.
Dördüncüsü ise bilgi kaybıdır; eşleşmeyi bilen kişi ayrıldığında bu bilgi kurumda kalmaz.
Tedarikçi kartında ne bulunmalı?
Tedarikçi kartı, cari hesap bilgilerinin ötesinde operasyonel bilgi de taşımalıdır.
İletişim kişileri ve rolleri kaydedilmelidir; sipariş, muhasebe ve teknik konular farklı kişilere gider.
Standart ödeme ve teslim koşulları da kartta bulunmalıdır; her siparişte tekrar sorulmamalıdır.
Ortalama tedarik süresi de saklanmalıdır; planlama bu bilgiye dayanır.
Performans skoru da kartta görünmelidir; sipariş kararı sırasında bu bilgi işe yarar.
Çoklu kod eşlemesi
Çoklu kod, aynı ürünün farklı taraflardaki kodlarının birbirine bağlanmasıdır.
Kendi stok kodunuz ana kimliktir; tedarikçi kodları buna ek olarak tanımlanır.
Tedarikçi barkodu da kaydedilebilir; mal kabulde okutma imkânı sağlar.
Üretici kodu ise ayrı bir alandır; aynı ürün farklı tedarikçilerden gelse de üretici kodu değişmez.
Barkod yapısını çoklu barkod yönetimi yazısında ele aldık.
Aynı ürün, birden fazla tedarikçi
Bir ürün birden fazla tedarikçiden alınabilir ve her birinin kodu farklıdır.
Bu durumda tek bir stok kartına birden fazla tedarikçi kodu bağlanır.
Hangi tedarikçinin tercih edileceği de kartta belirtilebilir; bu, sipariş kararını hızlandırır.
Her tedarikçi için ayrı fiyat ve tedarik süresi tutulmalıdır; bunlar farklıdır.
Bu yapı, alternatif tedarikçiye geçişi de kolaylaştırır ve tedarik riskini azaltır.
Sipariş tarafındaki fayda
Eşleme kurulduğunda sipariş, kendi kodunuzla hazırlanır ve tedarikçiye onun koduyla gider.
Bu, hem hazırlama süresini kısaltır hem yanlış kalem siparişini önler.
Tedarikçi tarafında da belirsizlik kalmaz; kendi tanıdığı kodu görür.
Sipariş belgesinde her iki kodun da yer alması, çift taraflı kontrolü mümkün kılar.
Sipariş sürecini satınalma sipariş süreci yazısında anlattık.
Mal kabulde kolaylık
Gelen malın üzerinde genellikle tedarikçinin kodu ve barkodu bulunur.
Eşleme tanımlıysa bu barkod okutularak doğrudan kendi stok kartınıza ulaşılır.
Bu, mal kabul süresini kısaltır ve elle giriş hatalarını ortadan kaldırır.
Yanlış ürün gelmişse de anında fark edilir; sipariş satırıyla eşleşmeyen okutma uyarı üretir.
Lot ve parti bilgisi de bu aşamada kaydedilir; parti lot takibi yazısına bakın.
Fatura kontrolü
Gelen faturada tedarikçinin kendi kodları yazar ve eşleme yoksa kontrol elle yapılır.
Eşleme tanımlıysa fatura satırları otomatik olarak sipariş satırlarıyla karşılaştırılabilir.
Fiyat ve miktar farkları böylece anında görünür hale gelir.
Bu kontrol, fazla ödemeleri önleyen en etkili adımdır ve kısa sürede kendini amorti eder.
Eşleşme kontrolünü fatura eşleşme kontrolü yazısında ele aldık.
Tedarikçi fiyat geçmişi
Kod eşlemesi kurulduğunda, aynı ürünün farklı tedarikçilerdeki fiyatları karşılaştırılabilir hale gelir.
Bu karşılaştırma, eşleme olmadan yapılamaz; farklı kodlar farklı ürün gibi görünür.
Fiyat geçmişi zaman içinde eğilim gösterir ve pazarlıkta dayanak oluşturur.
Son alım fiyatının sipariş ekranında görünmesi de karar süresini kısaltır.
Karşılaştırma yöntemini tedarikçi fiyat karşılaştırma yazısında anlattık.
Eşleme çalışmasını yürütmek
Eşleme çalışmasına tüm ürünlerle başlamak gerekmez; kademeli ilerlemek daha verimlidir.
En sık sipariş edilen kalemlerle başlayın; fayda ilk günden hissedilir.
Tedarikçiden güncel ürün listesi istemek, çalışmayı belirgin şekilde hızlandırır.
Eşleme yapılırken ürün tanımları da karşılaştırılmalı; benzer görünen kodlar farklı ürün olabilir.
Yeni ürünlerde eşlemenin ilk siparişte yapılması kural haline getirilmelidir.
Dikkat edilecek noktalar
Hatalı eşleme, hiç eşleme olmamasından daha zararlıdır; yanlış ürün siparişine yol açar.
Bu nedenle eşlemeler örnekleme yoluyla doğrulanmalıdır.
Tedarikçi kod değişiklikleri de takip edilmelidir; eski kodlar zamanla geçersiz olur.
Ürün muadilleri ile birebir aynı ürünler karıştırılmamalıdır; muadiller ayrı işaretlenmelidir.
Tanımlar tedarik modülünde yönetilir ve stok kartlarıyla ilişkilendirilir.
Veri kalitesini korumak
Kod eşlemesi bir kez kurulup bırakılacak bir yapı değildir; ürün gamı değiştikçe düzenli bakım gerektirir.
Tedarikçiler zaman zaman kendi kodlarını değiştirir ve bu değişiklik çoğu zaman haber verilmez. Eski kodla verilen sipariş ise karşılıksız kalır.
Bu nedenle tedarikçiden dönemsel olarak güncel ürün listesi istemek, eşlemeyi canlı tutmanın en pratik yoludur.
Kullanılmayan eşlemeler de gözden geçirilmelidir; artık alınmayan ürünlerin kodları listeyi gereksiz şişirir.
Yeni ürün kartı açılırken eşlemenin de yapılması kural haline getirilmelidir. Sonraya bırakılan tanımlar birikir ve hiçbir zaman tamamlanmaz.
Bu bakım rutini kurulduğunda eşleme verisi, satınalma ekibinin en çok güvendiği kayıtlardan birine dönüşür.
Sık sorulanlar
Bir ürüne kaç tedarikçi kodu bağlanabilir?
Sınır yoktur; her tedarikçi için ayrı kod, fiyat ve tedarik süresi tutulabilir.
Eşleme toplu olarak yüklenebilir mi?
Dosya üzerinden toplu yükleme kurgulanabilir; format ihtiyacınıza göre belirlenir.
Tedarikçi barkodu okutulabilir mi?
Tanımlıysa okutulur ve doğrudan kendi stok kartınıza ulaşılır.
Muadil ürünler nasıl yönetilir?
Ayrı işaretlenmelidir; birebir aynı olmayan ürünlerin aynı kartta toplanması stok verisini bozar.
Çoklu kod eşlemesi, küçük bir tanım çalışmasıyla günlük operasyondaki sürtünmeyi belirgin şekilde azaltıyor.
En sık sipariş edilen kalemlerle başlayın; faydayı ilk haftada görüyorsunuz.
Eşlemeleri de örnekleme yoluyla doğrulayın; hatalı eşleme, hiç eşleme olmamasından daha pahalıya mal oluyor.
Yeni ürünlerde eşlemeyi ilk siparişte yapmayı kural haline getirin; sonraya bırakılan tanımlar birikiyor.
Fatura kontrolünü de bu eşlemeye bağlayın; fazla ödemeleri önleyen en etkili adım bu.
EQLEM ekibiyle görüşerek tedarikçi tanım yapınızı kurgulayabilirsiniz.