Üç tedarikçiden teklif aldınız. En düşük fiyatı veren belli. Karar verildi mi?
Genellikle hayır. Çünkü o tedarikçi otuz gün sonra teslim ediyor, peşin ödeme istiyor ve minimum sipariş miktarı yüksek olabilir.
Bu yazıda tedarikçi tekliflerini karşılaştırırken hangi kalemlerin hesaba katılacağını ve toplam maliyet yaklaşımını anlattık.
İçindekiler
Toplam maliyet yaklaşımı
Birim fiyat, ödeyeceğiniz toplam bedelin yalnızca bir parçasıdır. Doğru karşılaştırma toplam maliyet üzerinden yapılır.
Toplam maliyet; ürün bedeli, nakliye, gümrük, ambalaj, kalite kaybı ve finansman maliyetinin toplamıdır.
Örneğin yüzde iki daha ucuz ama nakliyesi size ait bir teklif, aslında daha pahalı olabilir.
Vade de bir maliyettir. Altmış gün vadeli bir teklif, peşin fiyatın üzerine finansman değeri ekler; bu, karşılaştırmada dikkate alınmalıdır.
Fiyatın ötesindeki kalemler
Teslim süresi. Uzun süre daha fazla emniyet stoğu gerektirir; bu da bağlanan nakit demektir. Kritik stok seviyesi yazısında bu ilişkiyi ele aldık.
Minimum sipariş miktarı. Yüksek minimum, ihtiyacınızdan fazla stok tutmanıza yol açar.
Kalite tutarlılığı. Ucuz alınan ama fire oranı yüksek bir malzeme, gerçek maliyeti gizler.
Teslim güvenilirliği. Söz verdiği tarihte teslim etmeyen tedarikçi, üretim durdurma riski taşır.
İletişim ve destek. Sorun çıktığında ulaşılabilir olmak ölçülmesi zor ama değerli bir kriterdir.
Karşılaştırma tablosu
Teklifleri yan yana koymadan karar vermek zordur. Basit bir tablo bile netlik sağlar.
Tabloda satırlar kriterler, sütunlar tedarikçiler olmalıdır. Her hücreye ölçülebilir bir değer yazılır.
Kalemleri aynı birime çevirmek gerekir. Farklı ambalaj boyutlarında gelen teklifler, birim başına maliyete indirgenmelidir; birim tanımları yazısına bakın.
Teklifler sistemde kayıtlıysa karşılaştırma otomatikleşir; teklif karşılaştırma ve seçim yazısında süreci ele aldık.
Kriterleri ağırlıklandırmak
Her kriter aynı öneme sahip değildir. Ağırlıklandırma, kararın önceliklerini açık hale getirir.
Kritik hammaddede teslim güvenilirliği fiyattan daha ağır basabilir. Sarf malzemesinde ise fiyat belirleyici olur.
Ağırlıkların önceden belirlenmesi önemlidir. Teklifler geldikten sonra ağırlık belirlemek, istenen sonuca göre kriter ayarlamaya dönüşür.
Ağırlıklandırma tedarikçi değerlendirme sistemiyle de bütünleşir; tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısına bakın.
Tek tedarikçi riski
En iyi teklifi verene tüm hacmi yönlendirmek cazip görünür; ancak bağımlılık üretir.
Tek tedarikçiye bağlı bir kalemde, o tedarikçi zam yaptığında veya teslim edemediğinde alternatifiniz olmaz.
Kritik kalemlerde ikinci bir tedarikçiyi küçük hacimle de olsa aktif tutmak, sigorta işlevi görür.
Bu risk, tedarik zinciri görünürlüğüyle birlikte yönetilmelidir; tedarik zinciri görünürlüğü yazısına bakabilirsiniz.
Kararı kayda geçirmek
Seçim yapıldıktan sonra gerekçenin kaydedilmesi gerekir. Aylar sonra "neden bu tedarikçiyi seçtik" sorusu sorulacaktır.
Kayıt aynı zamanda bir iç kontrol aracıdır. En ucuz teklif seçilmediğinde gerekçenin yazılı olması şeffaflık sağlar.
Reddedilen teklifler de saklanmalıdır. Bir sonraki alımda pazarlık için referans oluştururlar.
Teklif ve seçim kayıtları tedarik modülünde tutulur; sipariş süreci satınalma modülünde devam eder.
Teklif talebini doğru hazırlamak
Karşılaştırılabilir teklifler almak, talebi doğru hazırlamakla başlar. Farklı formatlarda gelen teklifler saatlerce düzenleme gerektirir.
Talep metninde teknik özellikler net olmalıdır. Belirsiz bir tanım, tedarikçilerin farklı ürünler teklif etmesine yol açar ve karşılaştırma anlamsızlaşır.
Miktar ve teslim koşulları da belirtilmelidir. Aynı ürün için farklı miktarlarda alınan teklifler birim fiyat açısından karşılaştırılamaz.
Yanıt formatını da siz belirleyin. Hangi bilgilerin hangi sırayla isteneceğini söylemek, gelen teklifleri doğrudan tabloya dökmenizi sağlar.
Yanıt süresi vermek de gereklidir; süresiz bir talep, tedarikçi tarafında öncelik almaz. Bu yapıyı RFQ süreci yazısında ayrıntılandırdık.
Uzun vadeli ilişkiyi korumak
Her alımda teklif toplamak fiyatı düşürür ama ilişkiyi zayıflatır. Sürekli rekabete zorlanan tedarikçi, kriz anında sizi öncelemez.
Dengeyi kurmanın yolu, teklif toplama sıklığını kaleme göre ayarlamaktır. Stratejik kalemlerde uzun vadeli anlaşma, standart kalemlerde dönemsel rekabet.
Kaybeden tedarikçilere geri bildirim vermek de ilişkiyi korur. Neden kazanamadığını bilen bir tedarikçi, bir sonraki turda daha iyi teklif verir.
Mevcut tedarikçiye eşleştirme hakkı tanımak yaygın bir uygulamadır; ancak bunun sürekli kullanılması diğer tedarikçileri süreçten uzaklaştırır.
Uzun vadeli performansın kayıtlı tutulması, bu dengeyi kurmayı kolaylaştırır; tedarikçi değerlendirme yazısına bakabilirsiniz.
Karşılaştırmayı doğru kurmak
Tedarikçi fiyatlarını karşılaştırmak, göründüğünden daha dikkat isteyen bir iştir. Yalnızca birim fiyata bakmak yanıltıcıdır.
Karşılaştırmanın anlamlı olması için tüm tekliflerin aynı koşullara indirgenmesi gerekir.
Ödeme vadesi ilk düzeltme kalemidir; peşin fiyatla altmış gün vadeli fiyat doğrudan karşılaştırılamaz.
Nakliye ve teslim koşulu ikinci kalemdir; teslim yerine göre maliyet belirgin şekilde değişir.
Minimum sipariş miktarı da hesaba katılmalıdır; ucuz ama yüksek miktarlı bir teklif sermaye bağlar.
Bu düzeltmeler yapıldığında ortaya çıkan tablo, gerçek maliyeti gösterir.
Dikkat edilecek noktalar
Fiyat, tedarikçi seçiminin tek kriteri değildir. Teslim güvenilirliği çoğu zaman daha belirleyicidir.
Geciken bir sevkiyatın üretim veya satışa maliyeti, birim fiyattaki farkı kolayca aşar.
Kalite tutarlılığı da izlenmelidir; iade ve fire oranı yüksek bir tedarikçi, ucuz görünse de pahalıdır.
Tek tedarikçiye bağımlılık ayrı bir risktir; kritik kalemlerde alternatif kaynak bulundurulmalıdır.
Fiyat geçmişinin saklanması, dönemsel eğilimleri görmeyi ve pazarlık pozisyonunu güçlendirmeyi sağlar.
Bu veriler bir araya geldiğinde, tedarikçi seçimi sezgiden çıkıp ölçülebilir bir karara dönüşür.
Sık sorulanlar
Kaç tedarikçiden teklif almalıyım?
Üç yaygın bir uygulamadır. Daha fazlası süreç maliyetini artırır ve tedarikçileri yorar.
Her alım için teklif toplanmalı mı?
Hayır. Rutin ve düşük tutarlı alımlarda anlaşmalı fiyat yeterlidir; eşik belirleyin.
Mevcut tedarikçiyi de sürece dahil etmeli miyim?
Evet. Rekabet, mevcut fiyatın güncel kalmasını sağlar.
Dövizli teklifler nasıl karşılaştırılır?
Tüm teklifleri aynı para birimine çevirmek gerekir. Ayrıca kur riskinin hangi tarafta olduğu ve ödeme tarihindeki kur belirsizliği hesaba katılmalıdır.
Karşılaştırma sonuçları saklanmalı mı?
Evet. Hem karar gerekçesi olarak hem de bir sonraki alımda referans olarak kullanılır; reddedilen teklifler de saklanmalıdır.
Teklif talebi nasıl standartlaştırılır?
RFQ yapısıyla; RFQ nedir yazısına bakın.
Tedarikçi karşılaştırması, fiyatı okumaktan çok maliyeti anlamak. Doğru kriterlerle yapıldığında hem daha az ödersiniz hem daha az sorun yaşarsınız.
Başlamak için en yüksek harcamalı üç kalemi seçin. Bu kalemlerde yapılacak küçük bir iyileştirme, uzun kuyruktaki onlarca üründen elde edilecek tasarruftan büyüktür.
Her kalem için üç tedarikçiden aynı formatta teklif isteyin ve toplam maliyet üzerinden karşılaştırın. Sonucu ve gerekçesini kaydedin.
Altı ay sonra aynı çalışmayı tekrarlayın. İkinci turda hem süreç oturmuş olur hem de geçmiş verileriniz pazarlıkta elinizi güçlendirir.
EQLEM ekibiyle görüşerek teklif toplama ve karşılaştırma sürecinizi kurgulayabilirsiniz.