Stok bittikten sonra sipariş vermek, geç kalmış bir karardır. Ürün gelene kadar geçen sürede satış kaybedilir ve müşteri alternatife yönelir.
Doğru soru "ne zaman bitti" değil, "ne zaman sipariş vermeliyim" sorusudur. Kritik stok seviyesi bu sorunun cevabıdır.
Bu yazıda kritik seviyeyi hesaplamanın mantığını, emniyet payını ve uyarı kurgusunu anlattık.
İçindekiler
Hesaplamanın mantığı
Kritik seviye, sipariş verdiğiniz andan mal gelene kadar geçen sürede satacağınız miktardır. Üzerine bir emniyet payı eklenir.
Formül basittir: günlük ortalama satış çarpı tedarik süresi, artı emniyet stoğu. Zorluk formülde değil, girdilerin doğruluğundadır.
Örnek üzerinden bakalım. Günde ortalama beş adet satan, tedarik süresi on gün olan bir üründe temel ihtiyaç elli adettir. Emniyet payıyla birlikte kritik seviye altmış beş adet olarak belirlenebilir.
Stok altmış beşe düştüğünde sipariş verilir; mal geldiğinde elde on beş adet kalmış olur. Sistem böyle çalışır.
Tedarik süresini gerçekçi ölçün
En sık yapılan hata, tedarikçinin söylediği süreyi kullanmaktır. Gerçek süre genellikle daha uzundur.
Doğru ölçüm, sipariş tarihinden mal kabul tarihine kadar geçen süredir. Onay bekleme, sevkiyat gecikmesi ve kabul süreci de dahildir.
Bu veriyi geçmiş satınalma kayıtlarınızdan çıkarabilirsiniz. Son on siparişin ortalaması, tedarikçi beyanından çok daha güvenilirdir; tedarik zinciri görünürlüğü yazısına bakabilirsiniz.
İthal ürünlerde süre çok daha uzun ve değişkendir. Bu ürünlerde kritik seviye ayrı bir dikkat gerektirir.
Satış hızını doğru hesaplayın
Yıllık ortalama kullanmak yanıltıcıdır. Sezonluk ürünlerde ortalama, hem yoğun hem sakin dönemi yanlış temsil eder.
Daha iyi bir yaklaşım, son doksan günün ortalamasını almak ve sezon geçişlerinde güncellemektir.
Kanal dağılımını da hesaba katın. Pazaryeri satışları ani sıçrama yapabilir; kampanya günlerinde günlük ortalama anlamsızlaşır. Planlamayı sezonluk talep planlaması yazısında ele aldık.
Satış verisi satış raporlarından çıkarılır; ürün bazlı dönem karşılaştırması bu hesabın temelidir.
Emniyet payı ne kadar olmalı?
Emniyet stoğu, belirsizliğe karşı alınan sigortadır. Ne kadar belirsizlik varsa o kadar pay gerekir.
Tedarik süresi değişkense pay artmalıdır. Aynı ürünü bazen yedi bazen yirmi günde alıyorsanız, yirmi güne göre planlamak daha güvenlidir.
Ürünün kritikliği de belirleyicidir. Üretim hattını durduran bir hammadde ile nadiren satılan bir aksesuar aynı payı hak etmez; hammadde stok kontrolü yazısına bakın.
Öte yandan emniyet stoğu bağlanan nakittir. Aşırı pay, depoda para bekletmek demektir. Denge, ürünün devir hızına göre kurulur.
Uyarı kurgusu
Kritik seviye tanımlamak tek başına yeterli değildir; seviyeye ulaşıldığında birinin haberdar olması gerekir.
Uyarı doğru kişiye gitmelidir. Depo sorumlusuna değil, sipariş verme yetkisi olan kişiye ulaşmalıdır. Bildirimler bu ayrımı yapar.
Uyarı sıklığı da önemlidir. Her gün aynı ürün için bildirim gönderen bir sistem kısa sürede görmezden gelinir; gürültü yönetimini bildirim yönetimi yazısında ele aldık.
Uyarıdan siparişe geçiş de kolay olmalıdır. Bildirimin doğrudan satınalma siparişi ekranına götürmesi, aksiyonu dakikalar içinde tamamlar; satınalma sipariş süreci yazısına bakın.
Seviyeyi güncel tutmak
Bir kez belirlenen kritik seviye zamanla yanlışa döner. Satış hızı değişir, tedarikçi değişir, sezon gelir.
Üç ayda bir gözden geçirme makul bir sıklıktır. Özellikle sezon geçişlerinde güncelleme yapmak gerekir.
Hangi ürünlerin seviyesinin yanlış olduğunu anlamanın kolay yolu var: sık sık stoksuz kalanlar ile aylardır kritik seviyenin çok üzerinde duranlar. İki uç da güncelleme ister.
Kritik seviye tanımları stok modülünde kart üzerinde tutulur; depo bazlı ayrı seviye tanımlamak da mümkündür.
Hangi ürünlerle başlamalı?
Binlerce ürünü olan bir işletmede hepsine kritik seviye tanımlamak haftalar alır ve çoğu değersizdir. Önceliklendirme şart.
Ürünleri değer ve hareket hızına göre gruplamak en pratik yöntemdir. Az sayıda ürün genellikle cironun büyük kısmını üretir; işe onlarla başlanır.
İkinci grup, stoksuz kalması durumunda müşteri kaybettiren ürünlerdir. Bunlar yüksek ciro üretmeyebilir ama tamamlayıcı satışları tetikler.
Üçüncü grup, tedarik süresi uzun olan kalemlerdir. İthal ürünlerde bir gecikme aylara mal olur; bu ürünlerde seviye tanımı zorunludur.
Kalan uzun kuyruk için seviye tanımlamak gerekmez; talep geldiğinde sipariş vermek yeterlidir. Gruplama için devir hızı verisi kullanılır; stok devir hızı yazısına bakın.
Stoksuz kalmanın gerçek maliyeti
Kritik seviye belirlerken çoğu işletme yalnızca fazla stok maliyetine bakar. Oysa stoksuz kalmanın maliyeti genellikle daha yüksektir ve daha az görünürdür.
İlk maliyet kaybedilen satıştır. Müşteri o ürünü başka yerden alır ve o siparişin kârı kaybedilir.
İkinci ve daha ağır maliyet, müşterinin alternatif tedarikçiyi keşfetmesidir. Bir kez memnun kalırsa sonraki siparişler de oraya gider.
Üçüncü maliyet acil tedarik giderleridir. Stok bittiğinde yapılan alım genellikle daha yüksek fiyatlı ve ekstra nakliye maliyetlidir; satınalma raporları yazısında bu sızıntıya değindik.
Pazaryeri satışlarında ek bir maliyet daha vardır: stoksuz kalıp iptal edilen siparişler mağaza puanını düşürür. Bu etki, doğrudan görünmeyen ama uzun vadeli bir kayıptır; pazaryeri stok senkronu yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Her ürün için seviye tanımlamalı mıyım?
Hayır. Hızlı hareket eden ve kritik ürünlerle başlayın; uzun kuyruktaki ürünler için gerek yoktur.
Depo bazlı seviye tanımlanabilir mi?
Evet ve genellikle gerekir. Mağaza deposu ile ana depo farklı seviyelerle çalışır; çok depolu stok yönetimi yazısına bakın.
Açık siparişler hesaba katılmalı mı?
Evet. Yolda olan mal hesaba katılmazsa gereksiz sipariş verilir; açık sipariş takibi yazısına bakabilirsiniz.
Otomatik sipariş oluşturulabilir mi?
Öneri üretmek mümkündür; onay adımını insanda tutmak genellikle daha güvenlidir.
Kritik stok seviyesi, karmaşık bir planlama aracı değil; basit bir erken uyarı sistemi. Doğru girdilerle kurulduğunda stoksuz kalma sorununu büyük ölçüde bitiriyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek kritik seviye ve uyarı kurgunuzu planlayabilirsiniz.