Bir alım öncesinde üç tedarikçiden teklif isteniyor. Biri e-postayla, biri telefonla, biri mesajla cevap veriyor ve üçü de farklı koşullar sunuyor.
Karşılaştırma aşamasında ise elde tutarlı bir tablo yoktur. Kimin neye teklif verdiği ve hangi koşulların geçerli olduğu belirsizdir.
Bu yazıda teklif talebi sürecinin nasıl kurulacağını, talep içeriğini, yanıt toplamayı ve karşılaştırmayı anlattık.
İçindekiler
RFQ nedir?
RFQ, birden fazla tedarikçiye aynı içerikle gönderilen fiyat teklifi talebidir.
Amacı, karşılaştırılabilir teklifler toplamaktır. Farklı sorulara verilen cevaplar karşılaştırılamaz.
Bu nedenle talebin standart bir yapıda hazırlanması, sürecin en kritik adımıdır.
RFQ ayrıca bir kayıt üretir; kime ne sorulduğu ve kimin ne cevap verdiği belgelenir.
Süreç tedarik modülünde yürütülür ve satınalma siparişine bağlanır.
Neden yapılandırılmış süreç gerekir?
Dağınık yürütülen teklif toplama, üç ayrı soruna yol açar.
Birincisi, tekliflerin karşılaştırılamamasıdır. Farklı koşullar içeren teklifler yan yana konulamaz.
İkincisi, kararın belgelenememesidir. Neden o tedarikçinin seçildiği sonradan açıklanamaz.
Üçüncüsü, geçmiş bilginin kaybolmasıdır. Bir yıl önce hangi fiyatın verildiği hatırlanmaz.
Yapılandırılmış bir süreç, bu üç sorunu birden çözer ve pazarlık gücünü artırır.
Talep içeriği
İyi bir teklif talebi, tedarikçinin tereddüt etmeden fiyat verebileceği kadar bilgi içerir.
Ürün tanımı net olmalıdır; belirsiz tanım, farklı ürünlere teklif alınmasına yol açar.
Miktar ve teslim yeri belirtilmelidir; ikisi de fiyatı doğrudan etkiler.
İstenen teslim tarihi ve ödeme koşulu da yazılmalıdır; aksi halde her tedarikçi kendi koşulunu sunar.
Teklif geçerlilik süresi de istenmelidir; süresiz teklif, karşılaştırmayı zamanla anlamsızlaştırır.
Tedarikçi seçimi
Kaç tedarikçiye teklif sorulacağı, alımın büyüklüğüne göre belirlenmelidir.
Üç teklif, çoğu alım için makul bir dengedir. Daha fazlası, süreci gereksiz uzatır.
Mevcut tedarikçilerin yanına en az bir yeni aday eklemek, piyasa fiyatını görmeyi sağlar.
Sürekli aynı tedarikçilere sormak, zamanla fiyat avantajını kaybettirir.
Tedarikçi performans geçmişi de seçimde dikkate alınmalıdır; tedarikçi değerlendirme yazısına bakın.
Gönderim ve süre
Taleplerin aynı anda gönderilmesi, adil bir karşılaştırma için gereklidir.
Yanıt süresi de net belirtilmelidir. Belirsiz süre, teklif toplamayı uzatır.
Süre gerçekçi olmalıdır; çok kısa süre, tedarikçiyi temkinli ve yüksek fiyat vermeye iter.
Süre dolmadan hatırlatma yapılması, yanıt oranını belirgin şekilde artırır.
Yanıt vermeyen tedarikçiler de kaydedilmelidir; bu bilgi sonraki seçimlerde kullanılır.
Yanıt toplama
Gelen tekliflerin tek yerde toplanması, karşılaştırmanın ön şartıdır.
Farklı kanallardan gelen yanıtlar, ilgili talep kaydına işlenmelidir.
Teklif belgesinin kendisi de saklanmalıdır; koşullar sorgulandığında kaynağa dönülür.
Eksik bilgi içeren teklifler için tamamlama istenmelidir; eksik teklif karşılaştırmaya alınamaz.
Sözlü alınan fiyatlar da yazıya dökülmelidir; hatırlanan fiyat, dayanak oluşturmaz.
Karşılaştırmaya hazırlık
Teklifler toplandıktan sonra aynı koşullara indirgenmeleri gerekir.
Vade farkları, nakliye ve minimum miktar koşulları düzeltilmeden karşılaştırma yanıltıcı olur.
Farklı para birimlerindeki teklifler de tek birime çevrilmelidir.
Bu düzeltmeler yapıldıktan sonra ortaya çıkan tablo, gerçek maliyeti gösterir.
Karşılaştırma yöntemini teklif karşılaştırma ve seçim yazısında ele aldık.
Siparişe dönüşüm
Seçim yapıldıktan sonra siparişin doğrudan teklif kaydından üretilmesi, veri tekrarını önler.
Böylece sipariş koşulları ile teklif koşulları arasında fark oluşmaz.
Sipariş ile teklif arasındaki bağ korunmalıdır; fatura kontrolünde bu bağ kullanılır.
Seçilmeyen teklifler de arşivlenmelidir; sonraki dönemde referans olarak kullanılır.
Sipariş sürecini satınalma sipariş süreci yazısında anlattık.
Ne zaman RFQ yapılmalı?
Her alım için teklif toplamak, süreci gereksiz ağırlaştırır ve zaman kaybettirir.
Belirli bir tutarın üzerindeki alımlar için zorunlu tutmak yaygın bir uygulamadır.
Yeni bir ürün veya yeni bir tedarikçi söz konusuysa da teklif toplanmalıdır.
Düzenli alınan kalemlerde ise dönemsel fiyat güncellemesi yeterlidir.
Bu eşiğin yazılı bir kural olarak tanımlanması, keyfi uygulamayı önler.
Dikkat edilecek noktalar
Teklif taleplerinin farklı içerikle gönderilmesi, karşılaştırmayı baştan imkânsız kılar.
Rakip tekliflerin tedarikçilerle paylaşılması ise güven kaybettirir ve uzun vadede zarar verir.
Yalnızca fiyata bakarak karar vermek de sık yapılan bir hatadır.
Sürecin çok uzaması, üretim veya satışı geciktirebilir; süre yönetimi önemlidir.
Teklif geçmişinin saklanmaması, pazarlık gücünü zayıflatan gözden kaçan bir kayıptır.
Teklif geçmişinin değeri
Toplanan teklifler yalnızca o günkü kararı değil, sonraki tüm pazarlıkları etkileyen bir birikim oluşturur.
Aynı kalem için geçmiş dönemlerde alınan fiyatlar yan yana konulduğunda eğilim görünür hale gelir.
Bu eğilim, gelen zam taleplerinin piyasa hareketiyle uyumlu olup olmadığını değerlendirmeyi sağlar.
Hangi tedarikçinin hangi kalemde rekabetçi olduğu da zamanla netleşir; bu bilgi teklif listesini daraltır.
Yanıt verme alışkanlıkları da izlenebilir; sürekli geç dönen veya hiç dönmeyen tedarikçiler listeden çıkarılır.
Bu birikim, satınalma ekibi değiştiğinde bile kurumda kalan bir bilgi kaynağı oluşturur.
Sık sorulanlar
Kaç tedarikçiden teklif almak yeterli?
Üç teklif çoğu alım için makuldür; kritik ve yüksek tutarlı alımlarda sayı artırılabilir.
Teklifler sistem üzerinden gönderilebilir mi?
Talep kaydı oluşturulur ve iletişim kanalları kurgulanabilir; kapsamı kurulumda birlikte belirliyoruz.
Teklif geçmişi ne kadar süre saklanmalı?
En az birkaç dönem saklanması önerilir; fiyat eğilimini görmek için geçmiş veri gerekir.
Tedarikçi kodları farklıysa ne yapılır?
Kod eşlemesi tanımlanır; çoklu kod yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Teklif talebi süreci, satınalmayı ilişkilere dayalı olmaktan çıkarıp karşılaştırılabilir bir karara dönüştürüyor.
Talep içeriğini standartlaştırın; farklı sorulara verilen cevaplar hiçbir zaman karşılaştırılamıyor.
Mevcut tedarikçilerin yanına yeni bir aday da ekleyin; piyasa fiyatını görmenin en pratik yolu bu.
Teklif geçmişini saklayın; fiyat eğilimini bilmek, bir sonraki pazarlıkta en güçlü kozunuz oluyor.
Hangi tutarın üzerinde teklif toplanacağını da yazılı kural haline getirin; keyfi uygulama süreci işlevsiz kılıyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek teklif toplama sürecinizi kurgulayabilirsiniz.