Ana depodan mağazaya, mağazadan mağazaya, depodan araca. Çok lokasyonlu her işletmede mal sürekli yer değiştirir.
Bu hareketler kayda geçmediğinde iki depo de yanlış bakiye gösterir. Gönderen depoda mal hâlâ görünür, alan depoda hiç görünmez.
Bu yazıda transfer fişinin nasıl kesileceğini, yolda kalan malın nasıl izleneceğini ve kabul adımının neden gerekli olduğunu anlattık.
İçindekiler
Transfer fişi nedir?
Transfer fişi, bir depodan diğerine yapılan stok hareketini kayda alan belgedir. Satış veya alım değildir; toplam stok değişmez, yalnızca yeri değişir.
Bu ayrım muhasebe açısından önemlidir. Transfer bir gelir veya gider üretmez; ancak depo bazlı raporları doğrudan etkiler.
Fişte gönderen depo, alan depo, ürünler ve miktarlar yer alır. Lot veya seri takibi varsa hangi partinin gittiği de kaydedilir.
Tek adımlı mı, iki adımlı mı?
Transferin iki yaklaşımı vardır ve seçim mesafeye bağlıdır.
Tek adımlı transfer anında gerçekleşir: mal bir depodan düşer, diğerine girer. Aynı bina içindeki depolar arasında bu yeterlidir.
İki adımlı transfer ise çıkış ve kabul olarak ayrılır. Mal gönderen depodan çıkar, bir süre "yolda" kalır, alan depo kabul ettiğinde girer.
Farklı şehirlerdeki depolar arasında ikinci yöntem zorunludur. Aksi halde henüz ulaşmamış mal alan deponun bakiyesinde görünür ve o mal üzerinden satış yapılır.
Yolda stok kavramı
Yolda stok, iki depo arasında bekleyen maldır. Ne gönderende ne alandadır; ancak toplam envanterin parçasıdır.
Bu ara durumun izlenmesi kritiktir. Yoldaki miktar sürekli artıyorsa ya kabul adımı yapılmıyordur ya da mal gerçekten ulaşmıyordur. İkisi de araştırılmalıdır.
Pratik öneri: yolda kalan transferler için bir yaşlandırma listesi tutun. Üç günden uzun süredir yolda olan kayıtlar takip edilmelidir.
Bu takip, benzer mantıkla çalışan açık sipariş takibi disiplininin depo tarafındaki karşılığıdır.
Adım adım transfer akışı
1. Talep veya karar
Transfer ya alan deponun talebiyle ya da merkezin dağıtım kararıyla başlar. Talep kayda alındığında sonradan "kim istemişti" sorusu ortadan kalkar.
2. Toplama ve çıkış fişi
Ürünler toplanır ve çıkış fişi kesilir. Barkod okutarak toplama, miktar hatasını büyük ölçüde önler; barkod yönetimi yazısına bakın.
3. Sevkiyat ve belge
Mal yola çıkarken irsaliye düzenlenir. Kendi deponuza gönderiyor olmanız belge yükümlülüğünü kaldırmaz; e-irsaliye yazısına bakabilirsiniz.
4. Kabul
Alan depo malı sayarak kabul eder. Sayarak kabul etmek, bir sonraki sayımda çıkacak farkı bugünden yakalamak demektir.
Fark çıkarsa ne yapılır?
Gönderilen miktar ile kabul edilen miktar farklı olabilir. Bu, gizlenmesi gereken bir durum değil; sürecin yakaladığı bir sinyaldir.
Fark üç kaynaktan doğar: toplama hatası, taşıma sırasında hasar veya kabul sırasında yanlış sayım. Her birinin farklı bir aksiyonu vardır.
Farkı kimin kapatabileceği tanımlı olmalıdır. Kabul eden kişinin farkı tek başına düzeltmesi, kontrolü ortadan kaldırır; yetkilendirme bu ayrımı kurar.
Tekrarlayan farklar bir süreç sorununa işaret eder; genel yaklaşımı sayım farkı yazısında anlattık.
Belge yükümlülüğü
Kendi depolarınız arasındaki sevkiyatta da irsaliye düzenlenmesi gerekir. Bu, sık atlanan ve denetimde sorun çıkaran bir konudur.
Belge, malın yolda olduğu sürece aracın yanında bulunmalıdır. Elektronik belgede bu, sistem üzerinden sorgulanabilir olmakla sağlanır.
Şube ve depo yapınızın doğru tanımlanmış olması burada işe yarar; şirket, şube ve depo yapısı yazısına bakabilirsiniz.
Transfer fişleri stok modülünde diğer fiş türleriyle aynı ekran mantığında girilir; standart evrak girişi sayesinde ekip yeni bir ekran öğrenmez.
Depolar arası sipariş
Transferlerin bir kısmı merkezin kararıyla, bir kısmı da alan deponun talebiyle başlar. İkinci durumda talebin kayda geçmesi, sürecin izlenebilir olmasını sağlar.
Sözlü veya mesajla iletilen talepler kaybolur. Mağaza sorumlusu istediğini aldığını sanır, merkez talebi hiç görmemiştir; sonuçta raf boş kalır ve suçlu aranır.
Depolar arası sipariş yapısı bu boşluğu kapatır. Talep kaydedilir, karşılanma durumu izlenir ve kısmi karşılamada kalan miktar açık kalır. Böylece "istedim ama gelmedi" tartışması kayda dayanır.
Talep listesi aynı zamanda bir planlama girdisidir. Sık talep edilen ürünler, o depodaki kritik seviyenin yanlış ayarlandığını gösterir. Seviye düzeltildiğinde talep sayısı kendiliğinden azalır.
Zincir yapılarda bu akış özellikle önemlidir; zincir mağaza yönetimi yazısında merkez ve şube ilişkisini ele aldık.
Transfer trafiğini azaltmak
Transfer bedava değildir. Her hareket araç, yakıt, personel zamanı ve kayıt işi üretir. Bu yüzden transfer sayısı bir verimlilik göstergesidir.
Yüksek transfer trafiği genellikle yanlış dağıtımın sonucudur. Mal baştan doğru depoya gönderilmediği için sonradan taşınmaktadır. Bu, tedarik planlamasına bakmayı gerektirir.
Çözümün bir parçası, sipariş yönlendirme kurallarını gözden geçirmektir. Müşteriye en yakın depodan sevk yapıldığında transfer ihtiyacı azalır.
Diğer parça, depo bazlı kritik seviyelerin doğru ayarlanmasıdır. Her deponun kendi satış hızına göre stok tutması, acil transferleri azaltır; çok depolu stok yönetimi yazısında bu dengeyi ele aldık.
Transferleri toplu hale getirmek de maliyeti düşürür. Günlük tek bir sefer yerine haftada iki planlı sefer, çoğu operasyonda daha ekonomiktir; sevkiyat planlama yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Transfer maliyeti etkiler mi?
Maliyet yöntemine göre değişir. Nakliye giderinin nasıl dağıtılacağını mali müşavirinizle netleştirin.
Araç stoğu da depo sayılır mı?
Sıcak satış yapan yapılarda evet; araç bir depo olarak tanımlanır. Modeli sıcak satış yazısında anlattık.
Transfer mobilden yapılabilir mi?
Depo işlemleri mobil kullanıma uygundur; toplama ve kabul sahada tamamlanabilir.
Mağazalar birbirinden mal isteyebilir mi?
Evet, depolar arası sipariş bu ihtiyacı karşılar. Zincir yapısını zincir mağaza yönetimi yazısında ele aldık.
Transfer, en sık yapılan ve en sık atlanan stok hareketi. Kabul adımını zorunlu kılmak, depo bakiyelerini tutarlı tutmanın en ucuz yolu.
EQLEM ekibiyle görüşerek depo transfer akışınızı ve yolda stok takibinizi kurgulayabilirsiniz.