Sabah depoda yirmi bayi siparişi bekliyor ve araçlar kapıda sıraya girmiş durumda. Toplama listesi hâlâ kâğıtta olduğu için yanlış koli ve eksik satır tartışmaları her gün tekrarlanıyor.
Toptan dağıtımda hız tek başına yetmez; doğruluk olmadan hız yalnızca hatayı büyütür. Uçtan uca akış tanımlanmazsa her sefer yeniden kaos üretir.
Bu yazıda sipariş toplamadan araç yüklemeye, rotadan teslimat kaydına kadar operasyonu anlattık. Amacımız siparişten teslimata kırılmayan bir hat kurmaktır.
İçindekiler
Sipariş alma ve onay
Toptan sipariş telefon, WhatsApp veya portal üzerinden gelebilir; hepsi tek kuyruğa düşmelidir. Dağınık kanallar eksik ve mükerrer sipariş üretir.
Onay adımında fiyat, limit ve stok kontrolü yapılmalıdır. Onaysız sevkiyat hem risk hem iade doğurur.
Bayi bazlı minimum adet ve iskonto kuralları sipariş anında uygulanmalıdır. Sonradan düzeltme mutabakatı bozar.
Mevcut ERP sisteminiz mali kaydı tutmaya devam ederken platform operasyon siparişini yönetebilir. Sistem değiştirmeden hız kazanılır.
Portal tarafını B2B sipariş portalı yazısında anlattık.
Stok rezervi ve eksik satır
Onaylanan sipariş stoğu hemen rezervlemelidir. Rezerv yoksa aynı palet iki bayiye söz verilir.
Eksik satırda kısmi sevkiyat mı yoksa bekleme mi tercih edileceği yazılı olmalıdır. Belirsizlik saha tartışması üretir.
İkame ürün önerisi varsa onaylı olmalıdır; bayinin haberi olmadan ürün değiştirmek güven kırar. İletişim, stok kadar kritiktir.
Kritik seviye alarmları toptan hacimde daha erken tetiklenmelidir. Perakende eşiği toptanı kurtarmaz.
Açık siparişleri açık sipariş takibi yazısında ele aldık.
Toplama ve paketleme
Toplama listesi sipariş veya rota bazında üretilebilir; önemli olan barkod doğrulamadır. Elle sayım hata oranını yükseltir.
Ağır ve kırılabilir ürünler paketleme standardına bağlanmalıdır. Hasarlı teslimat, sonraki seferin maliyeti olur.
Parti veya lot takibi gereken ürünlerde toplama anında kayıt alınmalıdır. Sonradan iz sürmek imkânsıza yakındır.
Toplama performansı kişi ve bölge bazında ölçülmelidir. Darboğaz görünmeden ekip büyütmek verimsizdir.
Lot ihtiyacını parti lot takibi yazısında açıkladık.
Sevkiyat hazırlığı
Sevkiyat emri, toplanmış siparişleri araç ve rotaya bağlar. Emir olmadan yükleme, unutulan koli demektir.
İrsaliye ve fatura belgeleri sevkiyat anında hazır olmalıdır. Belgesiz çıkan mal hem yasal hem operasyonel risktir.
E-irsaliye kullanılan yapılarda belge zamanlaması netleştirilmelidir. Geç kesilen belge yol kontrolünde sorun çıkarır.
Sevkiyat listesi sürücü ve depo arasında ortak olmalıdır. İki farklı liste, iki farklı gerçeklik üretir.
Hazırlık adımlarını sevkiyat hazırlığı ve araç yükleme yazısında anlattık.
Araç yükleme
Yükleme sırası rota sırasının tersi olmalıdır; ilk teslim en sonda yüklenir. Yanlış sıra, yolda yeniden istif demektir.
Desi ve ağırlık limiti aşılmadan yükleme kapanmalıdır. Aşırı yük hem yasal ceza hem araç hasarı riskidir.
Barkod veya kontrol listesiyle araç stoğu doğrulanmalıdır. “Yüklendi sanılan” koli en pahalı kayıptır.
Sıcak satış modelinde araç stoğu ayrıca yönetilir; klasik sevkiyattan farkı büyüktür. Model karıştırmak mutabakatı bozar.
Model farkını saha satış ve sıcak satış farkı yazısında karşılaştırdık.
Rota ve doluluk
Rota planı yalnızca mesafe değil zaman penceresi ve araç tipini de dikkate almalıdır. Yarım dolu araç pahalıya gider.
Konsolidasyon, aynı bölgedeki siparişleri birleştirerek sefer sayısını düşürür. Acil her siparişe ayrı araç çıkarmak maliyeti şişirir.
Bölge sahipliği netse rota çatışması azalır. İki sürücünün aynı sokağa gitmesi verimsizliktir.
Doluluk oranı haftalık izlenmeli ve düşük seferler sorgulanmalıdır. Görünmeyen boş alan, görünmeyen zarardır.
Planlamayı sevkiyat planlama ve araç doluluk yazısında ele aldık.
Teslimat ve kanıt
Teslim anında imza, fotoğraf veya teslim alan bilgisi alınmalıdır. “Bıraktık” iddiası sonradan tartışma üretir.
Eksik veya hasarlı teslimat yerinde kayda geçmelidir. Depoya dönünce hatırlanan fark güvenilir değildir.
Reddedilen teslimatın nedeni kodlanmalı ve stok hareketi buna göre yapılmalıdır. Belirsiz red, stok sapması doğurur.
Müşteriye teslim özeti iletilebilir; şeffaflık itiraz oranını düşürür. Sessiz teslimat, sessiz şikâyet biriktirir.
Kanıt akışını dağıtımda teslimat kanıtı yazısında anlattık.
Tahsilat ve belge
Vadeli satışta risk limiti sevkiyat öncesi kontrol edilmelidir. Limit aşımı “sonra bakarız” ile yönetilemez.
Kapıda tahsilat varsa mobil kayıt anında düşmelidir. Akşam ofiste yazılan tahsilat kaybolabilir.
Belge numaraları teslimat kaydına bağlanmalıdır. Bağ koparsa mutabakat günler sürer.
Mali belgeler mevcut ERP sistemine aktarılabilir; muhasebe düzeni bozulmaz. Platform saha hızını sağlar.
Risk tarafını vadeli satış ve tahsilat riski yazısında ele aldık.
Gün sonu mutabakat
Gün sonunda yüklenen, teslim edilen, iade edilen ve tahsil edilen tutarlar kapanmalıdır. Açık kalan satır ertesi güne taşınmamalıdır.
Araçta kalan mal varsa nedeni net olmalıdır; teslim edilemeyen mi yoksa fazla yüklenen mi bilinmelidir. Belirsiz bakiye sapma üretir.
Sürücü zimmetleri ve evraklar kontrol edilmelidir. Küçük farklar birikerek büyük kayba dönüşür.
Mutabakat raporu yöneticiye kısa özetlenmelidir. Her satırı okutmak değil, istisnayı göstermek yeterlidir.
Saha mobil kullanımını saha satış ekibi mobil kullanımı yazısında anlattık.
Platformda dağıtım hattı
EQLEM bir çözüm platformudur; mevcut ERP sisteminizin yerini almaz. Sipariş, sevkiyat ve teslimatı operasyon hattında birleştirir.
Depo ve saha aynı kaydı görünce kâğıt listeler biter. Hız ve doğruluk birlikte artar.
Mali belgeler mevcut sisteme aktarılabilir; muhasebe ve mali müşavir düzeni korunur. Değişim sahada, risk muhasebede olmaz.
Bayi ağı büyüdükçe aynı hat ölçeklenir; her yeni bölge için yeni Excel doğmaz. Standart akış büyümeyi taşır.
Bayi yönetimini bayi ağı yönetimi yazısıyla tamamlayın.
Sık sorulanlar
Kâğıt listeyle devam edilebilir mi?
Küçük hacimde mümkün görünür; sipariş ve araç sayısı artınca hata ve süre maliyeti hızla büyür.
Kısmi sevkiyat doğru mudur?
Bayi onayı ve yazılı kural varsa doğrudur; habersiz eksik gönderim ilişkiyi bozar.
Teslimat kanıtı şart mı?
İtiraz ve kayıp tartışmalarını kesmek için şarttır; imza veya fotoğraf kaydı yeterlidir.
Mevcut ERP’yi bırakmalı mıyız?
Gerekmez; EQLEM yanında çalışır. Logo entegrasyonu gibi modellerle mali kayıt korunur.
Toptan dağıtımda başarı, daha hızlı araç çıkarmak değil doğru malı doğru adrese belgelendirerek teslim etmektir. Hız, doğruluğun üzerine inşa edilir.
Siparişi tek kuyruğa alın ve stoğu rezervleyin; söz verilen malı iki kez satmayın.
Sevkiyat, yükleme ve rotayı aynı emre bağlayın; kâğıt listeler ölçeklenmez.
Teslimat kanıtı ve tahsilat kaydını sahada alın; akşam ofis yazımı kaybettirir.
Gün sonunu kapatmadan ertesi güne geçmeyin; açık satırlar birikerek kriz olur.
EQLEM ekibiyle görüşerek toptan dağıtım operasyon kurgunuzu netleştirebilirsiniz.