Araç yola çıktıktan sonra yapılan hata pahalıdır. Eksik yüklenen bir kalem için ikinci sefer yapmak, o günün kârını götürür.
Bu yüzden sevkiyat hazırlığı, dağıtım operasyonunun en kritik yarım saatidir. Burada yapılan kontrol, gün boyunca yaşanacak sorunları önler.
Bu yazıda toplama listesinden araç yükleme kaydına uzanan akışı ve kontrol noktalarını anlattık.
İçindekiler
Sevkiyat planı: bir gün önceden
Sabah gelip "bugün nereye gidiyoruz" diye sormak, günü geç başlatır. Plan bir gün önceden yapılmalıdır.
Planlamada üç şey belirlenir: hangi siparişler sevk edilecek, hangi araçla gidilecek ve hangi sırayla teslim edilecek.
Araç kapasitesi bu kararın merkezindedir. Yarım dolu giden araç maliyeti artırır; konuyu sevkiyat planlama ve araç doluluk yazısında ele aldık.
Düzenli rota çalışan ekiplerde plan zaten hazırdır; ziyaret rotası planlama yazısına bakabilirsiniz.
Toplama listesi
Toplama listesi, siparişlerden üretilir ve depo ekibine ne toplayacağını söyler. Elle hazırlanan liste hem yavaş hem hata riskli olur.
Verimli bir liste, ürün sırasına değil raf sırasına göre düzenlenir. Depoyu bir kez dolaşarak toplama, aynı koridora üç kez gitmekten hızlıdır.
Barkod okutarak toplama, doğru ürünün alındığını garanti eder. Benzer ambalajlı ürünlerde bu adım kritiktir; barkod yönetimi yazısına bakın.
Lot veya seri takipli ürünlerde hangi partinin toplandığı da kaydedilmelidir; parti lot takibi yazısında anlattık.
Yükleme öncesi kontrol
Toplanan ürünler araca yüklenmeden önce bir kez daha kontrol edilmelidir. Bu, çift kontrol gibi görünse de en çok hata yakalayan adımdır.
Kontrol listesi şunları içermelidir: kalem sayısı, koli adedi, müşteri bazında ayrım ve özel talepler.
Soğuk zincir gerektiren ürünlerde sıcaklık kontrolü de bu aşamada yapılır. Gıda dağıtımında bu bir zorunluluktur.
Kimin toplayıp kimin kontrol edeceği ayrı olmalıdır. Aynı kişinin iki adımı da yapması, kontrolün anlamını ortadan kaldırır; yetkilendirme bu ayrımı destekler.
Araç yükleme kaydı
Araç yükleme kaydı, hangi malın hangi araca yüklendiğini gösterir. Bu kayıt olmadan "mal nerede" sorusu cevapsız kalır.
Sıcak satış yapan yapılarda araç bir depo olarak tanımlanır ve yükleme bir transfer hareketidir; modeli sıcak satış yazısında anlattık.
Yükleme sırası da teslimat sırasına göre düzenlenmelidir. İlk teslim edilecek mal en arkada kalırsa her durakta araç boşaltılır.
Araç ve sürücü bilgisi kayıtta bulunmalıdır. Filo tarafındaki kayıtlarla eşleşen bir yapı sorumluluk takibini kolaylaştırır; filo modülü bu bilgileri tutar.
Belgeler hazır mı?
Mal yola çıkmadan önce irsaliye düzenlenmiş olmalıdır. Sonradan düzenlenen belge hem yasal hem operasyonel sorun üretir.
Elektronik belge kullanılıyorsa taşıyıcı ve plaka bilgilerinin doğru girilmiş olması gerekir; e-irsaliye yazısına bakın.
Bazı müşteriler kendi teslim tutanağını ister. Bu tür özel talepler cari hesap kartında not olarak tutulmalıdır.
Belgeler satış modülünde sipariş zincirinden türetilir; belge zinciri yazısında akışı anlattık.
Dönüşte mutabakat
Sevkiyat, araç depoya döndüğünde tamamlanır. Teslim edilemeyen ürünler ve iadeler stoğa geri girmelidir.
Bu adım atlandığında araçta kalan mal sistemde satılmış görünür ve stok farkı oluşur.
Teslimat kanıtlarının da toplanmış olması gerekir; yöntemi teslimat kanıtı yazısında ele aldık.
Tahsilat yapıldıysa kasa mutabakatı da aynı gün yapılmalıdır; tahsilat fişi yazısına bakabilirsiniz.
En sık yapılan sevkiyat hataları
Benzer ürünlerin karışması. Aynı marka farklı gramaj, aynı model farklı renk. Bu hatalar gözle kontrol edildiğinde kaçınılmazdır; barkod okutma tek çözümdür.
Müşteri karışması. Aynı araca yüklenen iki müşterinin malı birbirine karışır. Fiziksel ayrım ve etiketleme bunu önler.
Eksik koli. Kalem sayısı doğru ama koli adedi eksiktir. Yükleme sırasında koli sayımı ayrıca yapılmalıdır.
Yanlış lot çıkışı. Son kullanma tarihi yakın parti dururken yeni parti sevk edilir; sonuç, elde kalan ve fire olan ürünlerdir. Parti lot takibi yazısında bu kuralı ele aldık.
Belgesiz çıkış. Aceleyle irsaliyesiz gönderilen mal, hem yasal hem kayıt açısından sorun üretir.
Sevkiyat performansını ölçmek
Sevkiyat, ölçülmediğinde sürekli aynı hataları tekrar eden bir süreçtir. Birkaç basit gösterge, iyileşmeyi görünür kılar.
İlk gösterge tam ve doğru teslimat oranıdır: sevkiyatların yüzde kaçı eksiksiz ve hatasız ulaştı? Bu, müşteri memnuniyetiyle doğrudan ilişkilidir.
İkincisi zamanında teslimat oranıdır. Söz verilen tarihte ulaşan sevkiyat yüzdesi, dağıtım performansının en net ölçüsüdür.
Üçüncüsü ikinci sefer oranıdır: eksik veya hatalı teslimat nedeniyle tekrar edilen sevkiyat sayısı. Bu, doğrudan maliyet üreten bir göstergedir.
Bu veriler teslimat kayıtlarından çıkarılır; teslimat kanıtı yazısında kayıt yöntemini ele aldık.
Sık sorulanlar
Toplama listesi mobilden görülebilir mi?
Evet, depo işlemleri mobil kullanıma uygundur; kâğıt listeye gerek kalmaz.
Birden fazla siparişi tek araca yükleyebilir miyim?
Evet, konsolide sevkiyat maliyeti düşürür. Müşteri bazlı ayrımın korunması gerekir.
Eksik teslimat nasıl kaydedilir?
Kalan miktar açık sipariş olarak durur; açık sipariş takibi yazısına bakın.
Kargo ile gönderimde de aynı akış mı geçerli?
Toplama ve kontrol aynıdır; taşıma tarafı kargo entegrasyonu ile yürür.
Sevkiyat hazırlığı, günün geri kalanını belirleyen kısa bir pencere. Toplama, kontrol ve yükleme kaydı disipline edildiğinde ikinci sefer ihtiyacı büyük ölçüde ortadan kalkıyor.
Sevkiyat düzenini iyileştirmek isteyen ekipler için önerimiz, tek bir noktadan başlamak: yükleme öncesi kontrol adımını zorunlu hale getirmek.
Bu tek değişiklik, ikinci sefer ihtiyacını çoğu operasyonda belirgin biçimde azaltır. Ekleyeceğiniz süre birkaç dakikadır; kazanacağınız süre bir yarım gündür.
Ardından barkodlu toplamaya geçebilirsiniz. Bu iki adım oturduğunda rota sıralaması ve araç doluluk optimizasyonu gibi ileri konular çok daha kolay ele alınır.
EQLEM ekibiyle görüşerek sevkiyat ve yükleme akışınızı planlayabilirsiniz.