Saha satışında en değerli kaynak zamandır. Bir temsilci günde ancak belirli sayıda müşteri ziyaret edebilir; bu sayı rota planıyla belirlenir.
Plansız çalışan bir ekipte gün, en son arayan müşteriye göre şekillenir. Yakın duraklar atlanır, uzağa iki kez gidilir, bazı müşteriler aylarca ziyaret edilmez.
Bu yazıda rota tanımını, ziyaret sıklığı kararını ve saha kaydının nasıl tutulacağını anlattık.
İçindekiler
Rota neden gerekli?
Rota, yol maliyetini düşürmenin ötesinde bir işlev taşır: müşteri ilişkisini düzenli hale getirir.
Müşteri, temsilcinin ne zaman geleceğini bildiğinde siparişini ona göre hazırlar. Bu öngörülebilirlik, sipariş büyüklüğünü artırır.
Rota aynı zamanda bir kapsama garantisidir. Her müşterinin ziyaret edildiğinden emin olmanın tek yolu, ziyaretin plana bağlı olmasıdır.
Temsilci değiştiğinde de rota devri kolaylaşır. Bilgi kişide değil, sistemde durur.
Rota tanımı nasıl kurulur?
Rota, belirli bir gün ve temsilciye atanmış müşteri listesidir. Genellikle haftanın günlerine göre kurulur.
İlk adım müşterileri coğrafi olarak gruplamaktır. Aynı bölgedeki müşteriler aynı güne toplanır; gün içinde kat edilen mesafe böyle azalır.
İkinci adım bölge sorumluluğunu netleştirmektir. Hangi temsilcinin hangi bölgeden sorumlu olduğu belirsizse müşteriler ya iki kez ziyaret edilir ya da hiç edilmez; bölge yönetimi yazısında ele aldık.
Üçüncü adım sıralamadır. Rota içindeki duraklar mantıklı bir güzergâh oluşturmalıdır; günün sonunda başlangıç noktasına yakın bitmesi tercih edilir.
Ziyaret sıklığını belirlemek
Her müşteri aynı sıklıkta ziyaret edilmez. Sıklık, müşterinin hacmine ve sipariş ritmine göre belirlenir.
Yüksek hacimli müşteriler haftalık, orta grup iki haftalık, düşük hacimli müşteriler aylık ziyaret edilebilir. Bu dağılım temsilcinin zamanını doğru yerlere ayırır.
Ürünün tüketim hızı da belirleyicidir. Hızlı tüketilen ürünlerde sık ziyaret gerekir; yoksa müşteri stoksuz kalır ve rakibe yönelir.
Sıklık kararı sabit değildir. Müşterinin hacmi değiştiğinde sıklık da güncellenmelidir; bayi ağı yönetimi yazısında segmentasyonu ele aldık.
Saha günü nasıl işler?
Temsilci sabah mobil uygulamada o günün rotasını görür. Liste, ziyaret sırasına göre düzenlenmiştir.
Her durakta müşteri kartı açılır; geçmiş siparişler, bakiye ve açık talepler görünür. Bu bilgi olmadan yapılan ziyaret yüzeysel kalır.
Sipariş yerinde girilir. Ofise dönüp akşam veri girmek hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır; saha satış mobil kullanımı yazısında ayrıntılandırdık.
Tahsilat da sahada yapılabilir. Ödeme kaydı anında oluştuğunda cari bakiye güncel kalır; tahsilat fişi yazısına bakabilirsiniz.
Ziyaret kaydı ne içermeli?
Ziyaretin kaydedilmesi, siparişten bağımsız bir değer taşır. Sipariş alınmayan ziyaret de bilgi üretir.
Kayıtta ziyaret zamanı, görüşülen kişi ve sonuç bulunmalıdır. "Sipariş yok" yeterli değildir; nedeni yazılmalıdır — stok var, bütçe yok, rakip teklifi gibi.
Rakip bilgisi ve raf gözlemi de kaydedilebilir. Bu veriler zamanla pazar hakkında değerli bir tablo oluşturur.
Ziyaret kayıtları müşteri kartında geçmişle birlikte görünmelidir; müşteri 360 görünümü yazısında bu yapıyı anlattık.
Rota performansını ölçmek
Rota planı kurulduktan sonra ölçülmelidir. Ölçülmeyen plan, kısa sürede kâğıt üzerinde kalır.
Üç gösterge yeterlidir: planlanan ziyaretin gerçekleşme oranı, ziyaret başına sipariş oranı ve ziyaret başına ortalama sipariş tutarı.
Gerçekleşme oranı düşükse plan gerçekçi değildir; ziyaret sayısı azaltılmalıdır. Sipariş oranı düşükse ziyaret kalitesi sorgulanmalıdır.
Bu göstergeler satış raporlarından çıkarılır; satış raporları yazısına bakabilirsiniz. Rota tanımları ve işlemleri satış modülünde tutulur.
Rotayı güncel tutmak
Bir kez kurulan rota zamanla gerçeklikten uzaklaşır. Yeni müşteriler eklenir, bazıları kapanır, hacimler değişir.
Üç ayda bir gözden geçirme makul bir sıklıktır. Bu gözden geçirmede üç soru sorulur: hangi müşteriler eklendi, hangileri düştü, hangilerinin sıklığı değişmeli?
Yeni müşterilerin rotaya eklenmesi genellikle unutulur. Sonuç, ilk siparişi alınıp bir daha ziyaret edilmeyen müşterilerdir.
Hacmi düşen müşterilerin sıklığı da azaltılmalıdır; temsilcinin zamanı büyüyen müşterilere kaydırılmalıdır.
Bu revizyon için müşteri bazlı satış verisi kullanılır; satış raporları yazısında hangi raporun ne anlattığını ele aldık.
Temsilci değişiminde devir
Saha satışında en riskli an, temsilci değişimidir. Bilgi kişideyse, o kişiyle birlikte gider.
Rota tanımı bu riskin bir kısmını karşılar; yeni temsilci kimleri ne sıklıkta ziyaret edeceğini bilir. Ancak bu tek başına yeterli değildir.
Ziyaret notları da devrin parçasıdır. Müşterinin tercihleri, geçmiş sorunları ve karar vericileri kayıtlı olmalıdır; müşteri 360 görünümü yazısına bakın.
Açık teklifler ve bekleyen talepler de aktarılmalıdır. Devir sırasında kaybolan bir teklif, doğrudan kaybedilmiş satıştır.
Yetki tarafında da güncelleme gerekir; ayrılan temsilcinin erişimi kapatılmalı, yenisine bölge kapsamı tanımlanmalıdır. Bölge yönetimi yazısında bu kurguyu ele aldık.
Sık sorulanlar
Rota dışı ziyaret yapılabilir mi?
Yapılabilir ve kaydedilmelidir. Rota dışı ziyaretlerin sıklığı, planın gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir.
Rota kaç müşteri içermeli?
Ziyaret süresi ve mesafeye bağlıdır. Gerçekleşme oranını izleyerek doğru sayıyı bulabilirsiniz.
Mobil olmadan rota yönetilir mi?
Plan yapılabilir ama gerçek zamanlı kayıt olmaz. Mobil kullanım rota disiplininin temelidir.
Sıcak satışta da rota kullanılır mı?
Evet, hatta daha kritiktir; araç stoğu rotaya göre yüklenir. Sıcak satış yazısına bakın.
Rota planı, saha ekibinin gününü tesadüfe bırakmamak demek. Doğru sıklık ve düzenli kayıtla kurulduğunda hem yol maliyeti düşüyor hem müşteri ilişkisi güçleniyor.
Rota kurulumuna başlarken müşterilerinizi önce coğrafi olarak, sonra hacimlerine göre gruplayın. Bu iki katman, haftalık planın iskeletini oluşturur.
İlk planı gerçekçi tutun. Fazla iddialı bir rota, ilk haftada tutmayınca ekip tarafından tamamen terk edilir; gerçekleşme oranı yüksek bir plan zamanla genişletilebilir.
Bir ay sonra ziyaret gerçekleşme oranına bakın. Yüzde seksenin üzerindeyse plan sağlamdır; altındaysa durak sayısını azaltmak, ziyaret kalitesini artırır.
EQLEM ekibiyle görüşerek saha rota planınızı kurgulayabilirsiniz.