Sayım, çoğu işletmede yılda bir kez yapılan ve herkesin çekindiği bir iş. Depo kapatılır, ekip hafta sonu çalışır ve çıkan fark tartışılır.
Sorun sayımda değil, sıklığında. Bir yıl boyunca biriken hatalar tek seferde önünüze geldiğinde nedenini bulmak imkânsız hale gelir.
Bu yazıda sayımı küçük parçalara bölen bir düzeni, sayım günü kurallarını ve farkı yorumlama yöntemini anlattık.
İçindekiler
Neden kısmi sayım?
Yıllık tam sayımın üç problemi var. Birincisi operasyonu durdurur; ikincisi ekibi yorar; üçüncüsü ve en önemlisi, farkın nedenini bulmayı imkânsızlaştırır.
Bir ürün on iki ay boyunca sayılmadıysa, çıkan on adetlik farkın ne zaman oluştuğunu bilemezsiniz. Kayıtlara geri dönmek anlamsız hale gelir.
Kısmi sayımda ise aynı ürün her ay ya da her çeyrekte sayılır. Fark küçük çıkar ve nedeni yakın geçmişte aranır. Bulunma ihtimali çok daha yüksektir.
Ayrıca operasyon durmaz. Bir raf sayılırken diğer raflardan sevkiyat devam eder.
Sayım planı nasıl kurulur?
Bütün ürünleri aynı sıklıkta saymak gerekmez. Ürünleri değer ve hareket hızına göre gruplayın.
Yüksek değerli ve hızlı hareket eden ürünler ayda bir sayılabilir. Bu grup genellikle ürün sayısının küçük bir kısmıdır ama stok değerinin büyük bölümünü oluşturur.
Orta grup üç ayda bir, düşük değerli ve yavaş hareket eden ürünler yılda bir sayılabilir. Bu gruplama, toplam sayım eforunu ciddi biçimde azaltır.
Devir hızı bu gruplamanın temel girdisidir; hesaplamayı stok devir hızı yazısında anlattık.
Çok depolu yapıda plan depo bazında kurulmalıdır; çok depolu stok yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Sayım öncesi hazırlık
Sayımın kalitesi hazırlıkta belirlenir. Üç şeyin sayımdan önce tamamlanması gerekir.
Bekleyen fişleri kapatın. Girilmemiş irsaliye veya işlenmemiş transfer varsa fark bunlardan doğar. Sayımdan önce kuyruğun boşaltılması şarttır.
Fiziksel düzeni sağlayın. Aynı ürünün üç farklı rafta durması sayımı uzatır ve mükerrer sayıma yol açar.
Barkod eksiklerini giderin. Barkodsuz ürün, elle giriş demektir; elle giriş hata demektir. Barkod yönetimi yazısına bakın.
Sayım günü kuralları
Sayım sırasındaki hareketler farkın en büyük kaynağıdır. Bunu yönetmenin iki yolu var.
Birinci yol dondurmadır: sayılan bölgede giriş çıkış durdurulur. Kısmi sayımda bu uygulanabilir, çünkü yalnızca birkaç raf etkilenir.
İkinci yol kayıt altına almadır: sayım sürerken yapılan hareketler ayrı işaretlenir ve fark hesabında dikkate alınır. Bu yöntem operasyonu durdurmaz ama disiplin ister.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, kuralı önceden yazın ve ekiple paylaşın. Sayım günü tartışılan kural, sayımı geçersiz kılar.
Kimin sayım yapacağı ve kimin onaylayacağı da ayrılmalıdır. Sayan kişinin farkı tek başına düzeltebilmesi kontrolü ortadan kaldırır; yetkilendirme bu ayrımı sağlar.
Barkodlu ve mobil sayım
Kâğıt listeyle sayım iki kez veri girişi demektir: önce kâğıda, sonra sisteme. Her aktarım yeni hata üretir.
Mobil cihazla sayımda ürün okutulur, miktar girilir ve kayıt anında oluşur. Sayan kişi ekranda beklenen miktarı görmeyebilir — bu bilinçli bir tercihtir; görürse sayıma değil ekrana bakar.
Varyantlı ürünlerde barkod okutma özellikle değerlidir. Renk ve beden ayrımı gözle yapıldığında karışır; varyantlı ürün takibi yazısına bakın.
Lot ve seri takibi olan ürünlerde ise sayım yalnızca miktarı değil, hangi partinin bulunduğunu da doğrular; parti lot takibi yazısı bu konuyu ele alıyor.
Sayım sonrası: farkı okumak
Sayım bittiğinde asıl iş başlar. Fark listesi bir düzeltme listesi değil, bir teşhis aracıdır.
Farkı hemen kapatmadan önce kaynağını sınıflandırın: kayıt eksikliği mi, fiziksel kayıp mı, yanlış sayım mı, yoksa fire mi? Her birinin farklı bir aksiyonu vardır.
Düzeltme fişi kesildikten sonra fark kaybolur; bu yüzden analiz önce yapılmalıdır. Yöntemi sayım farkı nasıl kapatılır yazısında ayrıntılandırdık.
Perakendede farkın önemli bir kısmı fire ve zayidir; fire ve zayi takibi yazısına bakabilirsiniz.
Sayım ve düzeltme kayıtları stok modülünde fişe bağlanır; geçmişe dönük sorgulama böylece mümkün olur.
Sayım ekibini kurmak
Sayımın kalitesi, sayan kişiye bağlıdır. Bu yüzden ekibin kimlerden oluşacağı ve nasıl çalışacağı önceden belirlenmelidir.
Temel ilke, kendi bölgesini sayan kişinin farkı görmezden gelme eğilimidir. Depo sorumlusu kendi rafını saydığında, eksik çıkan bir ürünü "bir yerlerdedir" diye geçme ihtimali yüksektir. Çapraz sayım bu riski azaltır.
İkili çalışma da yaygın bir yöntemdir: biri sayar, diğeri kaydeder. Mobil okutmayla çalışıldığında bu ihtiyaç azalır; tek kişi hem okutur hem kaydeder ve hız artar.
Sayım öncesi kısa bir bilgilendirme yapılmalıdır. Neyin sayılacağı, kısmi ambalajların nasıl kaydedileceği ve hasarlı ürünlerin ne yapılacağı konuşulmadığında her sayan farklı davranır.
Onay adımı ayrı bir kişide olmalıdır. Sayan kişinin farkı tek başına kapatabilmesi, sayımın kontrol işlevini ortadan kaldırır; yetkilendirme bu ayrımı destekler.
Sayım kalitesini ölçmek
Sayım da bir süreçtir ve ölçülebilir. Ölçüm olmadan iyileşme de olmaz; her sayım aynı sorunları tekrar üretir.
En temel gösterge doğruluk oranıdır: sayılan kalemlerin yüzde kaçında fark çıkmadı? Bu oran zaman içinde yükselmiyorsa süreçte bir tıkanma vardır.
İkinci gösterge fark tutarıdır. Adet bazında az sayıda fark, değer bazında büyük olabilir; yüksek değerli ürünlerdeki küçük farklar ayrıca izlenmelidir.
Üçüncüsü tekrar oranıdır: aynı ürün üst üste kaç sayımda fark verdi? Tekrarlayan farklar, süreç sorununun en net işaretidir ve kök neden analizi gerektirir.
Bu göstergeler sayım fişlerinden çıkarılabilir. Fark nedenlerinin kategorik olarak kaydedilmesi, analizi mümkün kılar; sayım farkı yazısında bu kayıt disiplinini anlattık.
Sık sorulanlar
Kısmi sayım yıllık sayımın yerine geçer mi?
Operasyonel açıdan evet. Yasal envanter yükümlülüğü için mali müşavirinize danışın.
Sayımı kim yapmalı?
Mümkünse o bölgeden sorumlu olmayan kişi. Kendi bölgesini sayan kişi farkı görmezden gelebilir.
Sayım sırasında satış devam edebilir mi?
Kısmi sayımda evet. Sayılan bölge dışındaki hareketler etkilenmez.
Sayım sonucu rapora nasıl yansır?
Düzeltme fişi hareket olarak kaydedilir ve ekstrede görünür; stok ekstresi yazısına bakın.
Sayımı yılda bir yapılan büyük bir olay olmaktan çıkarıp haftalık rutine dönüştürmek, hem farkı küçültüyor hem de nedenini bulunabilir kılıyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek depo sayım planınızı ve mobil sayım akışınızı kurgulayabilirsiniz.