Stok durum raporu size bir sayı verir: elde kaç adet var. Bu sayı doğruysa sorun yoktur. Sorun, sayı yanlış göründüğünde başlar.
O noktada durum raporu işe yaramaz; çünkü sayının nasıl oluştuğunu göstermez. Ekstre tam olarak bunu gösterir: her hareket, sırayla.
Bu yazıda ekstrenin nasıl okunacağını, hangi kolonların neyi anlattığını ve fark ararken izlenecek yolu anlattık.
İçindekiler
Ekstre nedir, durum raporundan farkı ne?
Stok durum raporu bir fotoğraftır: şu an ne var. Ekstre ise bir filmdir: dönem başından bugüne ne oldu.
Ekstrede her satır bir harekettir. Giriş, çıkış, transfer, sayım düzeltmesi ve fire ayrı ayrı görünür. Her satırın sonunda o andaki bakiye yer alır.
Bu yapı sayesinde bakiyenin hangi hareketle değiştiğini görebilirsiniz. "Salı günü otuz adet vardı, çarşamba on beşe düşmüş" gibi bir gözlem doğrudan yapılabilir.
Kolonlar ne anlatır?
Tarih. Hareketin gerçekleştiği gün. Ekstre tarih sırasına göre okunur; sıralamayı bozmak yorumu zorlaştırır.
Belge türü ve numarası. Hareketin dayanağı. Bu kolon, şüpheli bir satırdan belgeye ulaşmanızı sağlar.
Cari hesap. Karşı taraf. Satışta müşteri, alımda tedarikçi görünür; transferde ise depo bilgisi yer alır.
Giriş ve çıkış miktarı. Hareketin yönü ve büyüklüğü. Bu iki kolon ayrı tutulduğunda okuma kolaylaşır.
Bakiye. Hareket sonrası kalan miktar. Bakiyenin ara bir noktada eksiye düşmesi, kayıt sırasında bir sorun olduğunun işaretidir.
Hareket türleri
Ekstredeki her satırın bir kaynağı vardır ve kaynağı bilmek yorumu hızlandırır.
Alım hareketleri tedarikçi irsaliyesi veya faturasından doğar; üretici irsaliyesi yazısına bakabilirsiniz.
Satış hareketleri irsaliye veya faturadan gelir. Kasa satışları da buraya düşer; kasa stok bağlantısı yazısına bakın.
Transfer hareketleri depolar arasındaki geçişi gösterir; toplam stoğu değiştirmez ama depo bakiyesini değiştirir.
Düzeltme ve fire hareketleri sayım sonrası veya zayi kaydıyla oluşur. Bu satırların sıklığı bir kalite göstergesidir.
Üretim hareketleri hammadde tüketimi ve mamul girişini içerir; üretim fişi yazısında anlattık.
Fark ararken izlenecek yol
Bir ürünün bakiyesi beklenenden farklıysa ekstreyi baştan okumak zaman kaybıdır. Daha hızlı bir yöntem var.
Önce doğru olduğunu bildiğiniz son noktayı bulun; genellikle son sayım tarihidir. O tarihten bugüne kadarki hareketleri inceleyin.
Ardından olağandışı satırları arayın: alışılmadık büyüklükte miktarlar, gece saatlerinde girilmiş kayıtlar, aynı belgeden iki kez oluşmuş hareketler.
Mükerrer kayıt en sık rastlanan nedendir. Aynı irsaliyenin iki kez işlenmesi bakiyeyi sessizce bozar.
Fark bulunduğunda düzeltme yapmadan önce nedenini sınıflandırın; yöntemi sayım farkı yazısında anlattık.
Depo bazlı okuma
Çok depolu yapıda ekstreyi toplam üzerinden okumak yanıltıcıdır. Transferler toplamı değiştirmediği için görünmez kalır.
Depo filtresi uygulandığında ise transferler net görünür: bir depoda çıkış, diğerinde giriş. Yolda kalan miktar da bu şekilde fark edilir.
Depo yapısını çok depolu stok yönetimi yazısında ele aldık.
Çok şirketli yapılarda kullanıcı yalnızca yetkili olduğu kapsamı görür; çoklu şirket modeli bunu sağlar.
Haftalık kontrol rutini
Ekstreyi yalnızca sorun çıktığında açmak, sorunları geç yakalamak demektir. Haftada bir kısa bir kontrol yeterlidir.
Kontrol listesi şöyle olabilir: bakiyesi eksiye düşmüş ürünler, aşırı düzeltme hareketi görmüş kartlar ve hiç hareket görmemiş ama stokta duran kalemler.
Son grup, ölü stok analizinin başlangıç noktasıdır; stok devir hızı yazısına bakabilirsiniz.
Ekstre ve durum raporları stok modülünde hazır gelir; veri operasyonun yazdığı kayıttan beslenir, ayrı bir set tutulmaz. Genel yaklaşımı raporlama sayfasında bulabilirsiniz.
Örnek bir fark araştırması
Somut bir örnek üzerinden bakalım. Depoda kırk adet olması gereken bir üründen otuz iki adet sayıldı; sekiz adet fark var.
İlk adım son doğru bilinen noktayı bulmaktır. Üç ay önceki sayımda fark çıkmamış; demek ki sorun bu üç ay içinde oluşmuş.
İkinci adım o dönemdeki hareketleri taramaktır. Sekiz adetlik bir sapma arıyorsanız, sekiz veya sekizin katları büyüklüğündeki satırlar dikkat çeker; koli içeriği sekizse birim hatası olma ihtimali yüksektir.
Üçüncü adım mükerrer kayıt aramaktır. Aynı belge numarasının iki kez görünmesi, aynı irsaliyenin iki kez işlendiğini gösterir.
Bulunamazsa fark fiziksel kayıp olarak değerlendirilir ve düzeltme fişiyle kapatılır; ancak neden alanı doldurulmalıdır. Sayım farkı yazısında bu kayıt disiplinini ele aldık.
Diğer raporlarla birlikte okumak
Ekstre tek başına güçlü bir araçtır ama diğer raporlarla birleştiğinde daha fazlasını anlatır.
Satış raporuyla karşılaştırıldığında, çıkış hareketlerinin gerçekten satıştan mı yoksa başka bir kaynaktan mı geldiği görülür; satış raporları yazısına bakın.
Satınalma raporuyla birlikte okunduğunda giriş hareketleri doğrulanır. Faturası olmayan bir stok girişi, eşleştirme eksiğine işaret eder.
Depo durum raporu ise anlık fotoğrafı verir; ekstre o fotoğrafın nasıl oluştuğunu açıklar. İkisi birlikte kullanıldığında hem "ne var" hem "neden var" sorusu cevaplanır.
Üretim yapan işletmelerde reçete tüketimi de ekstrede görünür; beklenenden fazla tüketim, fire oranının yükseldiğini gösterir. Üretim maliyeti yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Bakiye neden eksiye düşer?
Genellikle çıkış kaydı girişten önce işlendiği için. Tarih sıralaması düzeltildiğinde sorun ortadan kalkar.
Ekstre maliyet bilgisi içerir mi?
Rapor tercihine göre değişir. Maliyet görünürlüğü yetkilendirmeye bağlı olmalıdır; rapor yetkileri yazısına bakın.
Silinen bir hareket ekstrede görünür mü?
Hareket silinirse ekstreden düşer; ancak işlem log kaydında izlenebilir. Denetim izi yazısına bakabilirsiniz.
Lot bazlı ekstre alınabilir mi?
Lot takibi açıksa evet; parti lot takibi yazısına bakın.
Ekstre, stok yönetiminde en çok işe yarayan ama en az kullanılan rapor. Okumayı öğrenmek, fark aramayı saatlerden dakikalara indiriyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek stok raporlama düzeninizi kurgulayabilirsiniz.