Mal geldi, fatura henüz gelmedi. Bu, tedarik zincirinde günlük bir durumdur ve kayıt açısından bir boşluk yaratır.
Ürün fiziksel olarak depodadır ama sistemde yoktur. Depocu "var" der, sistem "yok" der. Bu boşluk, üretici irsaliyesiyle kapanır.
Bu yazıda üretici irsaliyesinin ne olduğunu, ne zaman kullanıldığını ve mal kabul sürecine nasıl bağlandığını anlattık.
İçindekiler
Üretici irsaliyesi nedir?
Üretici irsaliyesi, tedarikçiden gelen malın kaydını tutan belgedir. Faturadan önce gelen sevkiyatın stoğa girmesini sağlar.
Belge stok hareketi üretir ama henüz bir mali yükümlülük oluşturmaz. Fatura geldiğinde ikisi eşleştirilir.
Bu yapı, satış tarafındaki irsaliye-fatura ilişkisinin ayna görüntüsüdür. Orada mal çıkar, burada mal girer.
Belge zinciri mantığını satış belge zinciri yazısında anlattık; satınalma tarafında da aynı prensip geçerlidir.
Ne zaman kullanılır?
Fatura sonradan geliyorsa. Birçok tedarikçi ay sonunda toplu fatura keser; mal ise gün gün gelir.
Kısmi sevkiyat varsa. Sipariş parçalı geldiğinde her sevkiyat ayrı bir irsaliyeyle kaydedilir.
Kontrol süresi gerekiyorsa. Mal geldi ama kalite kontrolü bekliyor. İrsaliye ile karantina deposuna alınabilir; çok depolu stok yönetimi yazısına bakın.
Konsinye çalışılıyorsa. Mal sizde ama mülkiyet tedarikçidedir; ayrı izlenmesi gerekir.
Mal kabul süreci
Mal kabul, satınalma sürecinin en çok atlanan ama en değerli adımıdır. Burada yapılan kontrol, sonraki tüm sorunları önler.
Doğru akış şöyledir: gelen sevkiyat siparişle eşleştirilir, miktarlar sayılır, ürünler kontrol edilir ve kabul kaydı oluşturulur.
Barkod okutarak kabul, ürün karışıklığını önler. Tedarikçinin barkodu tanımlıysa okutma doğrudan çalışır; çoklu barkod yönetimi yazısına bakın.
Kabul eden kişi ile sipariş veren kişi farklı olmalıdır. Bu ayrım basit ama etkili bir iç kontroldür; yetkilendirme bunu destekler.
Fatura geldiğinde ne olur?
Fatura geldiğinde irsaliyelerle eşleştirilir. Bir fatura birden fazla irsaliyeyi kapsayabilir.
Eşleştirme sırasında miktar ve fiyat kontrol edilir. Miktar irsaliyeden, fiyat siparişten doğrulanır.
Bu üçlü kontrol, fazla ödemeyi önlemenin en etkili yoludur; üç yönlü eşleşme yazısında ayrıntılandırdık.
Gelen belgelerin düzenli işlenmesi de gerekir; rutini gelen e-fatura kutusu yönetimi yazısında anlattık.
Fark ve iade durumları
Gelen mal her zaman siparişle birebir uymaz. Eksik, fazla veya hasarlı teslimat olabilir.
Eksik teslimatta kalan miktar açık sipariş olarak durur ve takip edilir. Fazla teslimatta ise kabul edilip edilmeyeceğine karar verilir.
Hasarlı mal ayrı kaydedilmelidir. Doğrudan satılabilir stoğa girerse müşteriye gönderilme riski doğar.
İade süreci de belgelendirilmelidir; gelen kargo ve iade yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
İzlenebilirlik ve lot bilgisi
Lot veya seri takipli ürünlerde bu bilgi mal kabul anında kaydedilmelidir. Sonradan tamamlanamaz.
Tedarikçinin lot numarası da kaydedilmelidir. Kalite sorunu çıktığında hangi partiden geldiğini bilmek gerekir; parti lot takibi yazısına bakın.
Gıda ve ilaç gibi sektörlerde bu bir zorunluluktur; gıda üretiminde lot izlenebilirliği yazısında zinciri ele aldık.
Tüm bu kayıtlar satınalma modülü ve stok modülü arasında bağlı olarak tutulur.
Mal kabul alanını düzenlemek
Mal kabul, fiziksel düzen olmadan iyi işlemez. Gelen malın nereye konacağı belli değilse kontrol de yapılamaz.
Ayrı bir kabul alanı tanımlamak en pratik çözümdür. Gelen mal önce buraya alınır, sayılır ve kontrol edilir; ancak sonra rafa yerleşir.
Kontrol beklemeden doğrudan rafa yerleştirilen mal, sonradan sayılamaz. Fark çıktığında tedarikçiye mi ait yoksa depo hatası mı olduğu bilinemez.
Kalite kontrolü gereken sektörlerde ayrı bir karantina deposu tanımlanır. Bu alandaki mal satılabilir stokta görünmez; çok depolu stok yönetimi yazısına bakın.
Hasarlı ürünler de ayrı tutulmalıdır; iade süreci tamamlanana kadar bu mal ne satılabilir ne de envanterde normal gösterilmelidir.
Mal kabul performansını ölçmek
Mal kabul, tedarikçi performansının ölçüldüğü noktadır. Buradan çıkan veri, sonraki alım kararlarını besler.
İlk gösterge termine uyumdur: sipariş edilen tarihte mi geldi? Bu veri, sipariş ve kabul tarihleri karşılaştırılarak otomatik çıkar.
İkincisi miktar doğruluğudur. Eksik veya fazla gelen sevkiyatların oranı, tedarikçinin operasyonel disiplinini gösterir.
Üçüncüsü kalite oranıdır: gelen malın ne kadarı hasarlı veya standart dışı çıktı? Bu oran fiyat pazarlığında güçlü bir argümandır.
Bu üç gösterge birlikte okunduğunda, en ucuz tedarikçinin gerçekten en uygun olup olmadığı netleşir; tedarikçi değerlendirme kriterleri yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
İrsaliyesiz gelen mal nasıl kaydedilir?
Kendi mal kabul kaydınızı oluşturabilirsiniz. Belge eksikliği tedarikçiyle konuşulmalıdır.
Stok maliyeti irsaliyede mi oluşur?
Maliyet yöntemine bağlıdır. Fiyat faturayla kesinleşir; uygulama detayını mali müşavirinizle netleştirin.
Mal kabul mobilden yapılabilir mi?
Evet, depo işlemleri mobil kullanıma uygundur.
Bir irsaliye birden fazla siparişi kapsayabilir mi?
Evet. Tedarikçi birkaç siparişi tek sevkiyatta birleştirebilir; satır bazlı eşleştirme bu durumu doğru yönetir ve her siparişin kalan miktarı ayrı izlenir.
Konsinye mal envantere dahil mi?
Ayrı depo olarak izlenmesi ve raporlarda ayrıştırılması önerilir.
Üretici irsaliyesi, mal ile fatura arasındaki zaman farkını kapatan basit ama kritik bir kayıt. Doğru kullanıldığında depo gerçeği ile sistem hep aynı şeyi söylüyor.
Mal kabul düzenini kurmak için üç şey yeterlidir: ayrı bir kabul alanı, sayarak kabul kuralı ve kabul kaydının siparişe bağlanması.
Bu üçü olmadan gelen malın miktarı, kalitesi ve zamanlaması hakkında hiçbir veri üretilmez. Tedarikçi performansı da bu nedenle ölçülemez.
Düzen oturduğunda depo ile muhasebe arasındaki en sık tartışma da biter: mal geldi mi, ne kadar geldi, faturası hangisi? Üç sorunun da cevabı aynı kayıtta durur.
EQLEM ekibiyle görüşerek mal kabul ve belge eşleştirme akışınızı kurgulayabilirsiniz.