Avukat, mali müşavir, mimar, doktor, danışman, çevirmen. Bu meslek gruplarının ortak noktası, sattıkları şeyin bir ürün değil emek olması.
Serbest meslek erbabı fatura değil, serbest meslek makbuzu düzenler. e-SMM bu belgenin elektronik halidir ve artık geniş bir kesim için standart uygulamadır.
Bu yazıda e-SMM'nin düzenlenme anını, stopaj ve KDV yapısını ve işletme tarafında nasıl kayda alınacağını anlattık.
İçindekiler
e-SMM nedir?
Serbest meslek makbuzu, serbest meslek faaliyeti karşılığında tahsil edilen bedeli belgeleyen kayıttır. e-SMM ise elektronik ortamda düzenlenen, imzalanan ve saklanan halidir.
Faturadan temel farkı, belgeyi düzenleyenin ticari kazanç değil serbest meslek kazancı elde etmesidir. Bu, vergilendirme yapısını doğrudan etkiler.
Belge, hizmeti alan tarafta gider; veren tarafta gelir oluşturur. İki tarafın kaydı birbirini tutmalıdır.
Ne zaman düzenlenir?
Serbest meslek kazancında esas, tahsilattır. Makbuz genellikle bedelin tahsil edildiği anda düzenlenir; hizmet aylar önce verilmiş olsa bile.
Bu, ticari faturadan farklı bir mantıktır. Faturada teslim veya hizmet anı belirleyicidir; makbuzda para hareketi belirleyicidir.
Kısmi tahsilatlarda her tahsilat için ayrı makbuz düzenlenir. Uzun süreli danışmanlıklarda bu, ay bazında tekrarlayan bir işe dönüşür; periyodik hizmet faturaları yazısında benzer düzeni ele aldık.
Brütten nete: hesap yapısı
e-SMM'de üç kalem birlikte hesaplanır: brüt bedel, gelir vergisi stopajı ve KDV. Bu üçlü, belgeyi ilk kez görenler için kafa karıştırıcı olabilir.
Brüt bedel üzerinden stopaj kesilir; bu, hizmeti alan tarafın sorumluluğundadır. KDV ise brüt bedel üzerinden hesaplanır ve stopajdan etkilenmez.
Sonuçta serbest meslek erbabına ödenen tutar ile belgenin toplamı birbirinden farklıdır. Taraflar çoğu zaman farklı rakamları konuştuğu için yanlış anlaşılma yaşanır.
Bazı durumlarda KDV tevkifatı da devreye girebilir. Oranlar ve tevkifat uygulaması değişkendir; mali müşavirinizden teyit alın.
Makbuzu alan taraf ne yapar?
İşletme tarafındaysanız e-SMM sizin için bir gider belgesidir ve gelen belge kutunuza düşer. Diğer belgeler gibi düzenli işlenmesi gerekir.
Stopaj sorumluluğu sizdedir. Makbuzu alıp ödemeyi net yaptıktan sonra stopajı beyan etmeyi unutmak, sonradan düzeltme gerektiren bir durumdur.
Gelen belgeleri günlük tarama alışkanlığı bu tür kaçakları önler. Rutini gelen belge kutusu yönetimi yazısında anlattık.
Ödeme kaydı da makbuzla eşleşmelidir. Banka ekstresindeki hareketin doğru cariye bağlanması için banka entegrasyonu ve kural motoru yazısına bakabilirsiniz.
Gider kaydı ve masraf merkezi
Serbest meslek hizmetleri genellikle belirli bir projeye veya departmana aittir. Hukuk danışmanlığı bir davaya, mimarlık hizmeti bir şantiyeye bağlıdır.
Bu giderlerin masraf merkezi veya proje bazında kaydedilmesi, sonradan maliyet analizini mümkün kılar. Aksi halde tüm danışmanlık giderleri tek bir kalemde toplanır ve anlamsızlaşır.
Yapıyı masraf merkezi bazlı gider takibi ve proje tanımları yazılarında anlattık.
Hizmet kalemlerinin kart olarak tanımlanması da işi kolaylaştırır. Hizmet ve masraf modülü stoğu olmayan kalemleri ayrı bir yapıda tutar.
Düzenli çalışan bir kayıt düzeni
Serbest meslek erbabıysanız düzenlemeniz gereken makbuz sayısı fazla olmayabilir; ancak düzensizlik ay sonunda toplu iş üretir.
Pratik öneri, tahsilat ile makbuzu aynı anda kaydetmektir. Para hesaba geçtiğinde belge de düzenlenirse geriye dönük hatırlama ihtiyacı kalmaz.
Müşteri bazlı takip de önemlidir. Hangi müşteriden ne kadar tahsilat yapıldığı ve hangi işin bedelinin beklediği görünür olmalıdır; nakit akışı takibi yazısı bu görünürlüğü ele alıyor.
Belge saklama yükümlülüğü burada da geçerlidir; e-belge arşivleme yazısına bakabilirsiniz.
Tahsilat takibi ve müşteri iletişimi
Serbest meslek erbabı için tahsilat, makbuzun düzenlenme anını belirlediği için ayrıca kritiktir. Tahsil edilmeyen bir hizmet, kayıt açısından da tamamlanmamış sayılır.
Bu yüzden hangi işin bedelinin beklediği net olmalıdır. Tamamlanmış ama tahsil edilmemiş işlerin listesi, düzenli bakılması gereken bir ekrandır.
Tahsilatı kolaylaştıran araçlar burada da işe yarar. Ödeme linki göndermek, IBAN paylaşıp beklemekten çok daha hızlı sonuç verir; ödeme linki yazısına bakabilirsiniz.
Uzun süreli danışmanlıklarda dönemsel faturalama düzeni kurmak faydalıdır. Ay sonunda otomatik hatırlatma, hem tahsilatı düzenler hem nakit akışını öngörülebilir kılar.
Müşteriyle yapılan görüşmelerin kayıtlı tutulması da işi kolaylaştırır; hangi iş için ne konuşulduğu aylar sonra sorulabilir. Müşteri 360 görünümü yazısına bakın.
Küçük ofisler için dijital düzen
Serbest meslek erbabının çoğu küçük ekiplerle çalışır. Bu ölçekte ağır bir sistem kurmak gerekmez; ancak temel bir düzen büyük fark yaratır.
Üç şeyin kayıtlı olması yeterlidir: müşteri kartları, düzenlenen makbuzlar ve giderler. Bu üçü bir arada tutulduğunda dönem sonu hazırlığı saatler yerine dakikalar alır.
Gider tarafı özellikle ihmal edilir. Ofis kirası, yazılım abonelikleri ve mesleki harcamalar düzenli kaydedilmediğinde dönem sonunda toparlanamaz; hizmet ve masraf tanımları yazısına bakabilirsiniz.
Proje bazlı çalışıyorsanız gelir ve giderin projeye bağlanması, hangi işin gerçekten kârlı olduğunu gösterir; proje tanımları yazısına bakın.
Kurulumda yalnızca ihtiyacınız olan modülleri açmak maliyeti düşük tutar; modüler lisans bu esnekliği sağlar.
Sık sorulanlar
Tahsilat yapılmadan makbuz kesilir mi?
Genel kural tahsilat esasıdır. İstisnai durumlar için mali müşavirinize danışın.
Stopajı kim öder?
Hizmeti alan taraf keser ve beyan eder. Serbest meslek erbabı bu tutarı yıllık beyanında mahsup eder.
Nihai tüketiciye kesilen makbuzda stopaj olur mu?
Stopaj sorumluluğu genellikle vergi sorumlusu sıfatı taşıyanlarda doğar. Durumunuza göre mali müşavirinizle netleştirin.
Makbuz iptal edilebilir mi?
Elektronik belge düzeltme kuralları geçerlidir; iptal ve itiraz yazısına bakın.
e-SMM, tahsilatla belgeyi aynı ana bağlayan bir kayıt. Bu bağ kurulduğunda hem beyan hem müşteri takibi kendiliğinden düzene giriyor.
EQLEM ekibiyle görüşerek hizmet belgelerinizi tahsilat ve gider takibiyle birlikte nasıl yöneteceğinizi konuşabilirsiniz.