Finans modülünün ilk kurulum adımı kasa ve banka tanımlarıdır. Basit görünür ama sonradan değiştirilmesi en zahmetli tanımlardan biridir.
Yanlış kurulan bir kasa yapısı, aylar sonra "bu para nereye gitti" sorusuna cevap verilemeyen bir tabloya dönüşür.
Bu yazıda kasa ve banka tanımlarının nasıl kurulacağını, açılış bakiyelerinin nasıl girileceğini ve sık yapılan hataları anlattık.
İçindekiler
Kaç kasa tanımlanmalı?
Kasa, fiziksel olarak nakit bulunan her nokta için tanımlanır. Tek bir "genel kasa" tanımı çoğu işletmede yetersiz kalır.
Mağazacılıkta her kasa noktası ayrı tanımlanmalıdır. Aksi halde vardiya kapanışında hangi kasada fark olduğu bulunamaz; kasa hareketi ve gün sonu kapanışı yazısına bakın.
Saha ekibi tahsilat yapıyorsa temsilci bazlı kasa tanımı gerekir. Temsilcinin üzerindeki nakit, ofis kasasından ayrı izlenmelidir.
Çok şubeli yapıda her şubenin kendi kasası olur. Merkez konsolide görür, şube kendi bakiyesini yönetir.
Kasa sayısını gereksiz çoğaltmak da sorun üretir. Kural basittir: fiziksel olarak ayrı sayılan her nokta ayrı kasadır.
Banka hesaplarını tanımlamak
Her banka hesabı ayrı tanımlanır. Aynı bankada birden fazla hesabınız varsa her biri ayrı kayıt olmalıdır.
Tanımda IBAN, hesap numarası, şube ve para birimi bulunmalıdır. IBAN bilgisinin doğru girilmesi, ekstre eşleştirmesi için kritiktir.
Kredi kartı ve POS hesapları da ayrı tanımlanmalıdır. POS tahsilatı banka hesabına farklı bir valörle geçer; bu fark izlenmelidir.
Otomatik ekstre çekimi kuracaksanız hesap eşlemesi bu tanımlar üzerinden yapılır; banka entegrasyonu yazısına bakın.
Döviz hesapları
Dövizli hesaplar kendi para biriminde takip edilmelidir. TL karşılığına çevrilerek tutulan bir döviz hesabı, gerçek bakiyeyi göstermez.
Her hesabın bir ana para birimi olmalıdır. Aynı hesapta hem TL hem dolar hareketi tutmak karışıklık üretir.
Kur farkları dönemsel olarak değerlendirilir. Bu işlemin nasıl yapılacağını mali müşavirinizle netleştirin.
İhracat yapan işletmelerde döviz hesabı yönetimi ayrı bir disiplin gerektirir; e-ihracat faturası yazısında kur tarafına değindik.
Açılış bakiyeleri
Sistem kurulurken her kasa ve banka hesabının açılış bakiyesi girilir. Bu, sonraki tüm hesaplamaların başlangıç noktasıdır.
Bakiyeler belirli bir tarih itibarıyla girilmelidir. Kasada fiili sayım, bankada ekstre bakiyesi esas alınır.
Açılış tarihi öncesindeki hareketler sisteme girilmez. Geçmişi taşımaya çalışmak kurulumu aylarca uzatır ve nadiren değer üretir.
Açık cari bakiyelerin de aynı tarihte girilmesi gerekir; aksi halde tahsilat kayıtları eşleşmez. Excel'den geçiş yazısında bu adımı ele aldık.
Şube ve kapsam bağlantısı
Her kasa ve banka hesabı bir şirkete ve gerekirse bir şubeye bağlanır. Bu bağlantı, kimin hangi hesabı göreceğini belirler.
Şube çalışanının merkez banka hesabını görmesi genellikle istenmez. Kapsam modeli bu ayrımı sağlar; şube ve depo kapsamı yazısına bakın.
Çok şirketli yapıda hesap karışıklığı ciddi bir risktir. Bir şirketin tahsilatının diğerinin hesabına kaydedilmesi, düzeltilmesi zor bir hatadır; çoklu şirket modeli bunu engeller.
Yetki tarafında da ayrım gerekir. Hesabı görmek ile ödeme fişi kesmek farklı izinlerdir; hassas işlem yetkileri yazısında ele aldık.
Sık yapılan hatalar
Tek kasa ile başlamak. Sonradan ayırmak, geçmiş hareketlerin dağıtılmasını gerektirir; zor bir iştir.
POS hesabını banka hesabıyla birleştirmek. Valör farkı görünmez hale gelir ve mutabakat tutmaz.
Şahsi hesapları karıştırmak. İşletme ve şahsi hesap ayrımı yapılmadığında hem takip hem muhasebe bozulur.
Açılış bakiyesini tahmin etmek. Sayım veya ekstre olmadan girilen bakiye, ilk günden fark üretir.
Tanımlar finans modülünde yapılır; tahsilat ve ödeme fişleri bu tanımlara bağlanır.
Günlük kasa disiplini
Kasa tanımı doğru kurulsa bile günlük disiplin olmadan bakiye tutmaz. Nakit, kayıt dışı kalmaya en meyilli varlıktır.
Temel kural şudur: her para hareketi bir belgeye bağlanır. Kasadan alınan avanslar, ödenen küçük giderler ve bankaya yatırılan tutarlar dahil.
Gün sonunda fiili sayım yapılıp sistem bakiyesiyle karşılaştırılması önerilir. Küçük bir fark bugün kolayca bulunur; bir hafta sonra bulunamaz.
Perakendede bu kontrol vardiya kapanışının parçasıdır; kasa hareketi ve gün sonu kapanışı yazısında akışı ele aldık.
Saha ekiplerinde ise tahsilat aynı gün merkeze bildirilmelidir. Temsilcinin üzerindeki nakit ne kadar uzun kalırsa risk o kadar artar; saha mobil kullanımı yazısına bakabilirsiniz.
POS ve kredi kartı hesapları
Kartlı tahsilat, nakitten farklı bir akış izler. Para anında hesaba geçmez; valör süresi ve komisyon kesintisi araya girer.
Bu yüzden POS tahsilatları ayrı bir hesap gibi izlenmelidir. Satış anında bir alacak oluşur; banka hesabına geçtiğinde bu alacak kapanır.
İki adımı birleştirmek, kart tahsilatlarının banka bakiyesinde erken görünmesine ve nakit planının yanlış kurulmasına yol açar.
Taksitli satışlarda tablo daha da karmaşıklaşır; her taksit ayrı bir tarihte hesaba geçer. Bu vade yapısının izlenmesi gerekir.
Komisyon tutarları da gider olarak kaydedilmelidir; aksi halde satış marjı olduğundan yüksek görünür. Nakit planlamasının bu boyutunu nakit akışı takibi yazısında ele aldık.
Sık sorulanlar
Kasa bakiyesi eksiye düşebilir mi?
Fiziksel olarak mümkün değildir; sistemde düşüyorsa kayıt sırası veya eksik giriş vardır.
Kasa ile banka arasındaki aktarım nasıl kaydedilir?
Virman kaydıyla; virman yazısına bakın.
Kasa mobilden yönetilebilir mi?
Kasa ve banka tanımları ile tahsilat-ödeme fişleri mobilde de kullanılabilir.
Çek ve senetler nerede takip edilir?
Vade takibiyle birlikte izlenir; vadeli satış ve tahsilat riski yazısına bakabilirsiniz.
Kasa ve banka tanımları, finans modülünün temeli. Doğru kurulduğunda bakiyeler tutar; yanlış kurulduğunda her ay mutabakat sıkıntısı yaşanır.
Kurulum öncesi cevaplanması gereken sorular şunlar: kaç fiziksel kasa noktanız var, hangi banka hesapları işletmeye ait, döviz hesabı kullanacak mısınız ve hangi tarih itibarıyla açılış bakiyesi gireceksiniz?
Bu dört soruyu netleştirmeden kurulum yapmak, sonradan düzeltilmesi zor bir yapı üretir. Özellikle açılış tarihi kararı önemlidir; ay veya dönem başı seçmek, mutabakatı çok daha kolay hale getirir.
Kurulumdan sonra ilk ay boyunca günlük kasa kontrolü yapmanızı öneririz. Bu dönemde çıkan küçük farklar, tanım hatalarını erken gösterir ve düzeltmesi kolaydır.
EQLEM ekibiyle görüşerek kasa ve banka yapınızı kurgulayabilirsiniz.